Hoe lang duurt het om een CRM te laten maken?

De tijdlijn van de basis

Het begint met één gesprek, en dat gesprek gaat niet over software. We tekenen op één vel hoe een klant bij je binnenkomt, wat er dan gebeurt en waar het misgaat. Geen functielijst, maar jouw werk van links naar rechts. Dat vel is het ontwerp, en je krijgt het dezelfde dag terug om te corrigeren.

In week één zie je de schermen zoals ze gaan worden: de klantkaart, de lijst, het dashboard. Je klikt erdoorheen en zegt wat er mist. Dat is het goedkoopste moment om iets te veranderen, want er is nog niets gemaakt. In diezelfde week staat de prijs vast, per onderdeel, met de weken erbij. Ga je niet akkoord, dan kost het je niets.

In week twee log je in op een werkende versie met een proefimport van je eigen klanten erin. Niet een presentatie, maar iets waar je zelf in kunt rondkijken met namen die je herkent. Dit is het moment waarop mensen pas echt gaan zien wat ze willen, en het is de reden dat we die versie zo vroeg opleveren.

In week drie of vier gaat het live. We doen de echte import, zetten de rechten per rol en werken je mensen in op hun eigen scherm: de monteur krijgt geen uitleg over het dealbord. Het oude systeem blijft nog even open om in te kijken, niet om in te werken. De twee weken daarna zijn voor het bijschaven, en die horen erbij.

Wat elke module erbij telt

De basis is het fundament: klanten, contactpersonen, taken, een tijdlijn, zoeken, rechten en een dashboard. Alles daarbovenop is een module met een eigen doorlooptijd. Die tellen niet allemaal bij elkaar op, want er wordt aan meer dingen tegelijk gewerkt, maar ze geven wel de richting aan.

Een gangbare opstelling voor een installateur, met planning, werkbonnen, een mobiele app en een boekhoudkoppeling, komt daarmee op zes tot acht weken. Een bureau met een pipeline, facturen en rapportages zit eerder op vijf tot zeven. Wat je kiest bepaalt de uitkomst, en die staat met weken en al in je voorstel voordat je tekent.

Waar het in de praktijk vertraagt

In vrijwel elk traject dat uitloopt, ligt de oorzaak aan de kant van de klant, en dat is geen verwijt: het zijn allemaal dingen die naast het gewone werk moeten gebeuren. Er zijn drie plekken waar het gebeurt, en ze zijn alle drie te voorkomen als je ze vooraf kent.

1. 01Beslissen over dubbele klanten. Bij de proefimport komen er tientallen gevallen boven waarin twee kaarten dezelfde klant blijken te zijn. Wie de goede is, kan alleen jij bepalen. Reken op een uur en plan dat in, want anders schuift de import en daarmee de livegang.
2. 02Feedback op tussenversies. Een versie die twee weken op iemands lijstje staat, kost twee weken. Spreek vooraf af wie kijkt en binnen hoeveel dagen, en houd het bij één persoon die beslist.
3. 03Een datum kiezen voor de overstap. Dit is de vervelendste, want er is nooit een goed moment. Er is altijd een drukke periode, een vakantie of een eindejaarsrit. Kies een datum voordat het traject begint en houd hem aan; uitstellen maakt het niet makkelijker.

Wat vrijwel nooit vertraagt, is het maken zelf. Dat is planbaar werk met een bekende omvang, en daar zitten weinig verrassingen in zolang het ontwerp vooraf helder is. Daarom is het eerste gesprek ook het belangrijkste uur van het hele traject.

Wat het jou aan tijd kost

Dit is de vraag die ondernemers eigenlijk stellen als ze vragen hoe lang het duurt. Het antwoord is ongeveer tien uur, verspreid over vier of vijf momenten: een uur vertellen hoe het werk loopt, een uur door de schermen klikken, een uur in de eerste versie rondkijken en een lijst maken van wat er niet klopt, een uur beslissen over de proefimport, en wat tijd rond de livegang.

Daar komt bij dat je mensen ieder een uurtje vrij moeten maken voor hun eigen uitleg. Dat is per rol en kort: iemand die alleen werkbonnen invult, heeft geen uitleg nodig over de verkooppijplijn. Bij elkaar is dat een dagdeel voor het hele bedrijf, verspreid over een week.

Tien uur is weinig, en dat is precies het risico: het zijn tien uur die niemand in zijn agenda zet omdat ze in kleine stukjes komen. Wijs daarom één persoon aan die beslist en die deze momenten bewaakt. Een traject met een duidelijke beslisser aan de klantkant loopt vrijwel altijd op tijd, en een traject zonder loopt vrijwel altijd uit.