Werkbonnen en urenregistratie vanaf de telefoon
Een papieren werkbon kost je twee keer geld. De eerste keer bij het invullen, omdat er in de haast minder op komt te staan dan er is gedaan: een half uur wachten, twee meter extra leiding, de rit naar de groothandel. De tweede keer bij het factureren, omdat de bon pas dagen later op kantoor is en dan nog overgetypt moet worden door iemand die er niet bij was.
Het verschil is groter dan de meeste bedrijven denken. Wie vrijdag factureert wat maandag is gedaan, wacht elke week vier dagen langer op zijn geld, over al het werk van die week. Bij een bedrijf met acht monteurs is dat structureel een flink bedrag dat onderweg is in plaats van op de rekening staat.
Wij maken de werkbon een scherm op de telefoon van de monteur, met de klus er al op. Uren, materiaal, foto's van voor en na, en de handtekening van de klant op locatie. Ook zonder bereik, want in een kruipruimte, op een dak of in een technische ruimte is dat eerder regel dan uitzondering. Wat er is ingevuld, staat klaar om te factureren voordat de bus de oprit af is.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Als twee van deze situaties bekend voorkomen, is dit het onderdeel waar de meeste tijd in te winnen valt.
- Je werkbonnen liggen op vrijdag in de bus en je facturatie loopt daardoor structureel een week achter op het werk.
- Je weet aan het eind van een klus niet precies hoeveel uren erin zijn gegaan, alleen dat het meer was dan begroot.
- Materiaal dat van de bus af gaat, wordt niet altijd genoteerd en verdwijnt daarmee stilletjes in de marge.
- Je hebt bij een discussie over meerwerk geen foto en geen handtekening, alleen de herinnering van twee mensen die het niet eens zijn.
02 — Wat je krijgt
Wat er in werkbonnen en urenregistratie zit
Dit is de standaardopstelling. Wat jouw werk extra nodig heeft, maken we erbij; wat je niet gebruikt, maken we niet.
De klus staat al op de bon
Adres, contactpersoon, wat er moet gebeuren en wat er de vorige keer is gedaan. De monteur begint niet bij een leeg formulier.
Uren op het moment zelf
Starten en stoppen op de klus, of achteraf invullen met een correctie. Wat op locatie wordt geschreven, is vollediger dan wat op kantoor wordt gereconstrueerd.
Materiaal uit je eigen lijst
Aanvinken wat er is gebruikt, met aantallen, uit een lijst die jij beheert. Wat er niet in staat, typ je los bij.
Foto's van voor en na
Vastgelegd bij de bon, met datum en tijd. Bij een discussie over wat er is aangetroffen of geleverd, hoef je niemand op zijn woord te geloven.
Handtekening op locatie
De klant tekent op de telefoon voor de uitgevoerde werkzaamheden en het meerwerk. De bon gaat meteen als pdf naar zijn mailadres.
Werkt door zonder bereik
In een kruipruimte, op een dak of in een kelder gaat het invullen gewoon door. Zodra er weer verbinding is, staat alles op kantoor.
03 — Hoe het werkt
Zo loopt het in de praktijk
Van het moment dat er iets binnenkomt tot het moment dat het klaar is, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
- 01
De planning stuurt de bonnen
Klussen worden ingepland op een monteur en een dag. Wat er op zijn planning staat, staat op zijn telefoon, zonder dat iemand iets doorbelt.
- 02
De monteur vult in op locatie
Uren, materiaal, foto's en bijzonderheden, in een formulier dat jullie eigen indeling volgt en niet die van een pakket.
- 03
De klant tekent
Voor het werk en voor het meerwerk. Wat er niet is getekend, komt ook niet op de factuur, en dat scheelt discussies achteraf.
- 04
De bon wordt een factuur
Uren en materiaal komen tegen jouw tarieven op de factuur, die door kan naar je boekhouding. Dezelfde dag in plaats van de volgende week.
04 — Wat het kost
De modules die hieronder zitten
Deze functie leunt op de modules hieronder. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor werkbonnen en urenregistratie
tussen € 5.600 en € 7.600
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 8 tot 9 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 3 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart.
| tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend.
| tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Mobiele app | Een app op de telefoon van je medewerkers, ook zonder bereik bruikbaar, met alleen wat zij onderweg nodig hebben.
| tussen € 900 en € 1.600 | 2 weken |
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over werkbonnen en urenregistratie
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Werkt het echt zonder internet?
Ja, en dat is geen bijzaak maar de belangrijkste eis van deze functie. De app houdt de klussen van vandaag lokaal op de telefoon en slaat alles wat er wordt ingevuld daar ook op, inclusief foto's en de handtekening. Zodra het toestel weer verbinding heeft, gaat alles vanzelf naar kantoor. De monteur hoeft niets te onthouden en niets opnieuw te doen.
Moeten onze mensen een app uit de app store installeren?
Nee. De mobiele app (tussen € 900 en € 1.600) installeer je vanaf je eigen adres op de telefoon, als een snelkoppeling die zich als app gedraagt. Dat scheelt gedoe met accounts, goedkeuringen en updates via een store, en het werkt op Android en iPhone hetzelfde.
Kunnen we ons eigen werkbonformulier gebruiken?
Ja, en dat is de reden om het te laten maken. Elk vak heeft zijn eigen bon: een installateur legt ketelgegevens vast, een dakdekker dakdelen en een schilder ruimtes en behandelingen. We maken het formulier na dat jullie nu gebruiken, laten weg wat niemand invult en voegen toe wat er nu met de hand bij wordt geschreven.
Gaan de uren ook naar onze urenadministratie of loonadministratie?
De uren staan per klus en per medewerker in het systeem en zijn daar te exporteren of door te geven aan je loonadministratie. Verloning zelf maken we niet na; dat is specialistisch werk waar goede pakketten voor zijn. Wat we wel doen, is zorgen dat er geen tweede plek is waar uren met de hand worden ingevoerd.
Kan de klant de werkbon meteen ontvangen?
Ja. Zodra er is getekend, gaat de bon als pdf naar het mailadres van de klant, met de foto's erbij als je dat wilt. Klanten waarderen dat en het scheelt telefoontjes over wat er precies is gedaan. Heb je een klantportaal, dan staat de bon daar ook.
Wat kost deze functie?
Planning en werkbonnen kosten tussen € 1.250 en € 2.000, de mobiele app tussen € 900 en € 1.600 en facturen met boekhoudkoppeling tussen € 950 en € 1.500, bovenop het basis-CRM van € 2.500. Alles eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand, ongeacht hoeveel monteurs de app gebruiken.
06 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
Contracten, storingsdienst en werkbonnen in één systeem dat de monteur ook gebruikt.
Elk dak met zijn foto's, offertes en onderhoudsbeurten op één kaart.
Offertes, ploegplanning en onderhoudsschema's die elkaar niet tegenspreken.
CRM voor zonnepanelen-installateurs
Aanvragen, schouwen, montage en nazorg in één lijn, zonder losse spreadsheets.
Functies die hier vaak bij horen
Offertes die zichzelf opvolgen
Versturen, zien wanneer hij geopend is en vanzelf herinneren als hij blijft liggen.
Omzet, openstaande offertes, werkdruk en marge in één scherm dat jij zelf instelt.
Volgende stap
Reken uit wat werkbonnen en urenregistratie bij jou kost
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. De modules van deze functie staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848