Abonnementen en terugkerende facturen zonder handwerk
Terugkerende omzet is het mooiste wat een bedrijf kan hebben en het saaiste om te administreren. Elke maand dezelfde ronde: welke contracten lopen er, wat is er veranderd, wie is erbij gekomen, wie heeft opgezegd, en dan alles omzetten in facturen. Het is werk dat niets toevoegt, elke maand terugkomt en precies daarom foutgevoelig is.
De fouten zijn bovendien eenzijdig. Een contract dat je vergeet te factureren, merkt niemand; de klant zegt zelden dat hij te weinig heeft betaald. Een prijsverhoging die niet is doorgevoerd, loopt jarenlang door. Bij dertig of veertig lopende contracten is dat een bedrag per jaar dat je niet mist omdat je het nooit hebt gezien.
Wij maken het contract een onderdeel van de klantkaart, met een looptijd, een bedrag, een periode en de regels die erbij horen. Op de afgesproken dag maakt het systeem de facturen aan, met de wijzigingen van die maand erin verwerkt, en stuurt ze door naar je boekhouding. De betaalstatus komt terug, zodat je op de klantkaart ziet wat er openstaat.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Als twee van deze situaties bekend voorkomen, is dit het onderdeel waar de meeste tijd in te winnen valt.
- Je bent de eerste werkdag van elke maand kwijt aan het aanmaken en versturen van dezelfde facturen.
- Je hebt contracten lopen waarvan je niet zeker weet of ze nog tegen het juiste tarief worden gefactureerd.
- Je incasseert per maand en zoekt storneringen met de hand terug van een bankafschrift naar een klant.
- Je weet niet precies hoeveel terugkerende omzet er volgende maand binnenkomt, terwijl dat je belangrijkste cijfer is.
02 — Wat je krijgt
Wat er in abonnementen en terugkerende facturen zit
Dit is de standaardopstelling. Wat jouw werk extra nodig heeft, maken we erbij; wat je niet gebruikt, maken we niet.
Contracten op de klantkaart
Wat er is afgesproken, vanaf wanneer, voor welke periode, tegen welk bedrag en met welke opzegtermijn. Eén plek waar de afspraak staat.
Facturen die vanzelf gaan
Per maand, kwartaal of jaar, op de dag die je afspreekt, met de wijzigingen van die periode erin. Je keurt goed of laat ze automatisch gaan.
Aantallen die meebewegen
Gaat een klant van tien naar veertien gebruikers of van één naar drie locaties, dan verandert de volgende factuur mee, met een regel die uitlegt waarom.
Incasso en herinneringen
Automatische incasso op de vaste dag, met de mislukte incasso's als werklijst in plaats van als bankafschrift. Herinneringen gaan vanzelf.
Betaalstatus terug op de kaart
Wat er openstaat en wat er te laat is, komt uit Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart terug in het CRM. Wie belt, ziet het meteen.
Zicht op je vaste omzet
Wat er volgende maand binnenkomt, wat er dit kwartaal afloopt en wat er is opgezegd. Het cijfer waar je bedrijf op draait, zonder dat iemand het uitrekent.
03 — Hoe het werkt
Zo loopt het in de praktijk
Van het moment dat er iets binnenkomt tot het moment dat het klaar is, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
- 01
Je contractvormen worden vastgelegd
Welke soorten er zijn, wat erin zit, welke periode en welke opzegtermijn. Bijzondere afspraken met een klant leg je per contract vast.
- 02
Lopende contracten komen mee
Uit je boekhouding, een spreadsheet of je oude pakket, inclusief ingangsdata, bedragen en lopende machtigingen. Eerst een proefimport die jij nakijkt.
- 03
Het systeem draait de ronde
Op de afgesproken dag staan de facturen klaar, met de wijzigingen verwerkt. Jij kijkt ze na of laat ze automatisch de deur uit gaan.
- 04
De boekhouding doet de rest
De facturen gaan door naar je boekhoudpakket, waar de btw-aangifte vandaan blijft komen. De betaalstatus komt terug op de klantkaart.
04 — Wat het kost
De modules die hieronder zitten
Deze functie leunt op de modules hieronder. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor abonnementen en terugkerende facturen
tussen € 5.750 en € 8.300
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 7 tot 8 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 3 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart.
| tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden.
| tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen.
| tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over abonnementen en terugkerende facturen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Vervangt dit mijn boekhoudpakket?
Nee, en dat is ook niet het idee. Je boekhouder werkt in het pakket dat hij kent en de btw-aangifte blijft daar vandaan komen. Wij maken de factuur op de plek waar de afspraak staat en sturen hem door, zodat er niets dubbel wordt ingevoerd en de betaalstatus terugkomt op de klantkaart.
Met welke boekhoudpakketten koppelen jullie?
Moneybird, e-Boekhouden, Exact en Snelstart zijn de pakketten die we het vaakst koppelen. Gebruik je iets anders, dan kijken we bij het eerste gesprek of er een manier is om gegevens uit te wisselen, zodat je vooraf weet of het kan in plaats van achteraf.
Kunnen we automatische incasso gebruiken?
Ja. Je legt de machtiging per klant vast en het systeem maakt op de afgesproken dag de incasso-opdracht aan. Storneringen komen terug als werklijst met de klant erbij, zodat niemand ze hoeft terug te zoeken op een afschrift. Dat zit in de modules facturen tussen € 950 en € 1.500 en automatisering tussen € 800 en € 1.800.
Wat gebeurt er bij een opzegging of een pauze halverwege de maand?
Dat leg je één keer vast als regel en daarna doet het systeem het. Je bepaalt of er naar rato wordt afgerekend, of tot het einde van de periode wordt doorgefactureerd, en wat er gebeurt bij een pauze. Zo wordt de uitzondering die nu per mail wordt geregeld een instelling die altijd hetzelfde uitpakt.
Kunnen klanten hun contract en facturen zelf inzien?
Ja, met het klantportaal (tussen € 1.500 en € 2.500). De klant logt in, ziet zijn contract, zijn facturen en wat er openstaat, en kan zijn gegevens bijwerken. Voor bedrijven met veel abonnementen scheelt dat een groot deel van de mail die nu over facturen gaat.
Wat kost deze functie?
Facturen met boekhoudkoppeling kosten tussen € 950 en € 1.500 en automatisering tussen € 800 en € 1.800, bovenop het basis-CRM van € 2.500. Met een klantportaal erbij kom je hoger uit. Alles eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups, updates en support.
06 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
Contracten, tickets en terugkerende facturen in één systeem, zonder prijs per stoel.
Leden, abonnementen en incasso's op één plek, zonder prijs per lid.
Per complex de eigenaren, meldingen, contracten en besluiten op één plek.
Van pitch tot retainer tot maandfactuur, zonder vier losse tools.
Functies die hier vaak bij horen
Ledenadministratie en inschrijvingen
Leden, cursisten of eigenaren: inschrijven, betalen en zelf hun gegevens bijwerken.
Omzet, openstaande offertes, werkdruk en marge in één scherm dat jij zelf instelt.
Volgende stap
Reken uit wat abonnementen en terugkerende facturen bij jou kost
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. De modules van deze functie staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848