Dashboards en rapportages die elke ochtend kloppen
De meeste ondernemers hebben geen gebrek aan cijfers. Ze hebben gebrek aan cijfers waar ze op durven te sturen. De omzet staat in de boekhouding, de uren in een tweede systeem, de offertes in een mailbox en de planning op een bord, en zodra iemand die bij elkaar optelt, komt er een getal uit dat niemand helemaal vertrouwt.
Daarom worden beslissingen in kleine bedrijven meestal op gevoel genomen, en meestal nog goed ook. Maar gevoel werkt niet bij de vragen die er echt toe doen: welke klant kost meer dan hij oplevert, welke dienst draait op verlies, hoeveel werk staat er over zes weken in de planning. Dat zijn vragen die je alleen kunt beantwoorden als het onderliggende werk in één systeem staat.
Als de offerte, de uren, de factuur en de planning in hetzelfde systeem leven, is een dashboard geen apart product meer. Het is gewoon een scherm dat toont wat er al is, elke ochtend bijgewerkt, zonder dat iemand iets exporteert. Wat erop staat, bepaal jij, want een dashboard met de cijfers van iemand anders kijkt niemand twee keer aan.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Als twee van deze situaties bekend voorkomen, is dit het onderdeel waar de meeste tijd in te winnen valt.
- Je maakt elke maand een overzicht in Excel door uit twee of drie systemen te exporteren en de kolommen goed te zetten.
- Je weet je omzet, maar niet welke klanten of diensten daar netto iets aan overhouden.
- Je merkt pas bij de kwartaalcijfers dat een project of een retainer over zijn uren is gegaan.
- Je hebt een pakket met rapportages die er goed uitzien en over iets anders gaan dan wat jij wilt weten.
02 — Wat je krijgt
Wat er in dashboards en rapportages zit
Dit is de standaardopstelling. Wat jouw werk extra nodig heeft, maken we erbij; wat je niet gebruikt, maken we niet.
Een dashboard met jouw cijfers
Wat er vandaag speelt in jouw termen: openstaande offertes, werk van deze week, facturen over de termijn, nieuwe aanvragen. Jij bepaalt wat erop staat.
Omzet en marge per klant
Wat een klant opbrengt naast de uren die eraan zijn besteed. Dat is meestal de eerste rapportage die een gesprek verandert dat al jaren op gevoel ging.
Zicht op je pijplijn
Wat er uitstaat aan offertes, wat er naar verwachting binnenkomt en hoeveel werk er over zes weken in de planning staat. Vooruitkijken in plaats van terugkijken.
Een eigen scherm per rol
De eigenaar ziet omzet en marge, de planner ziet bezetting, de verkoper ziet zijn eigen pijplijn. Niemand hoeft langs cijfers die niet van hem zijn.
Rapport in de mail
Elke maandagochtend of de eerste van de maand een overzicht in je mailbox, zonder in te loggen. Voor de cijfers die je wilt zien zonder ernaar te zoeken.
Uitdraai naar Excel
Elke lijst en elk overzicht is te exporteren naar Excel of pdf, voor je accountant, je bank of je eigen rekenwerk.
03 — Hoe het werkt
Zo loopt het in de praktijk
Van het moment dat er iets binnenkomt tot het moment dat het klaar is, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
- 01
We beginnen bij je vragen
Niet bij de beschikbare grafieken maar bij de drie of vier vragen die je elke maand stelt. Daaruit volgt wat er op het dashboard hoort.
- 02
De cijfers komen uit het werk zelf
Offertes, uren, facturen en planning staan al in het systeem, dus er hoeft niets te worden geëxporteerd of overgetypt om ze te kunnen optellen.
- 03
Elke ochtend bijgewerkt
De cijfers zijn actueel op het moment dat je inlogt. Geen maandelijkse exercitie en geen discussie over welk bestand de laatste versie was.
- 04
Je stuurt zelf bij
Wil je een grafiek erbij of een kolom anders, dan is dat het soort kleine wijziging dat in het maandbedrag zit.
04 — Wat het kost
De modules die hieronder zitten
Deze functie leunt op de modules hieronder. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor dashboards en rapportages
tussen € 3.800 en € 5.300
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 5 tot 6 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 2 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen.
| tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn.
| tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over dashboards en rapportages
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Kunnen we zelf bepalen wat er op het dashboard staat?
Ja, en dat is de reden om het te laten maken. We beginnen bij de vragen die jij elke maand stelt, niet bij een lijst met beschikbare grafieken. Wat je niet gebruikt, komt er niet op, want een vol dashboard met drie nuttige getallen is hetzelfde als geen dashboard.
Hoe actueel zijn de cijfers?
Direct actueel, want ze komen uit hetzelfde systeem waarin het werk gebeurt. Een offerte die vanmorgen is geaccepteerd, staat er vanmiddag in. Er is geen nachtelijke verwerking waar je op moet wachten en geen export die iemand moet aanzetten.
Kunnen we cijfers uit onze boekhouding meenemen?
Ja, voor zover de koppeling dat toelaat. Met de module facturen en boekhouding (tussen € 950 en € 1.500) komt de betaalstatus terug uit Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart, zodat openstaande en te late facturen in het dashboard staan. Een volledige winst-en-verliesrekening maken we niet na: dat hoort in je boekhouding thuis.
Kan iedereen alle cijfers zien?
Alleen als jij dat wilt. Rechten gaan per rol en per rapportage. In de meeste bedrijven ziet de eigenaar alles, zien teamleiders hun eigen team en zien medewerkers hun eigen werk. Omzet, marge en tarieven staan standaard achter een recht dat je bewust moet toekennen.
Krijgen we ook rapportages per mail?
Ja, met de module automatisering (tussen € 800 en € 1.800). Je stelt in welk overzicht naar wie gaat en wanneer: elke maandagochtend, de eerste van de maand of aan het eind van een kwartaal. Voor veel ondernemers is dat de enige rapportage die ze echt lezen, juist omdat ze er niet voor hoeven in te loggen.
Wat kost deze functie?
Rapportages kosten tussen € 500 en € 1.000 bovenop het basis-CRM van € 2.500, waarin al een eenvoudig dashboard zit. Met automatisering erbij voor rapporten per mail kom je hoger uit. Alles eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand. Een grafiek erbij of een kolom anders valt onder de kleine wijzigingen die in dat maandbedrag zitten.
06 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
Van pitch tot retainer tot maandfactuur, zonder vier losse tools.
Contracten, tickets en terugkerende facturen in één systeem, zonder prijs per stoel.
Kandidaat, opdrachtgever en plaatsing op één kaart, met de uren erbij.
Dossiers, termijnen en uren op één plek, met een portaal waar de cliënt zelf kijkt.
Functies die hier vaak bij horen
Klantbeheer en contacthistorie
Elke mail, elk gesprek en elke afspraak bij de juiste klant, zonder overtypen.
Abonnementen en terugkerende facturen
Per maand, kwartaal of jaar: de factuur gaat vanzelf en de betaalstatus komt terug.
Volgende stap
Reken uit wat dashboards en rapportages bij jou kost
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. De modules van deze functie staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848