Een installateur die service draait, draait eigenlijk twee bedrijven tegelijk. Het ene is planbaar: onderhoudsbeurten die een jaar van tevoren vaststaan, ketels die vervangen worden, een badkamer die volgende maand aan de beurt is. Het andere is dat niet: een lekkage om half acht, een ketel die uitvalt bij min vijf, een contractklant die vandaag geholpen moet worden omdat dat nu eenmaal in het contract staat.
Die twee stromen lopen door dezelfde monteurs en dezelfde bussen, maar ze staan zelden in hetzelfde systeem. De onderhoudsplanning zit in een spreadsheet, de storingen in een telefoonlijst op kantoor, de contracten in een map en de werkbonnen op papier in de bus. Wie wil weten wat er onder het contract van deze klant valt, belt de collega die het destijds heeft afgesloten.
Wij maken één systeem waarin de installatie centraal staat in plaats van de opdracht. Per adres staat vast wat er hangt, welk contract erop zit, wat er de vorige keer is gedaan en wanneer de volgende beurt valt. De monteur ziet dat op zijn telefoon voordat hij uitstapt, vult ter plekke de bon in en laat tekenen. Wat hij invult, staat een minuut later klaar om te factureren.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
De onderhoudsbeurten staan weken vooruit ingepland en de storingen komen er elke ochtend tussendoor. Wie de spoed erin schuift, schuift iemand anders op, en die klant hoort dat meestal pas als de monteur niet komt opdagen.
De monteur weet niet of dit onderdeel inbegrepen is of doorberekend mag worden, dus vraagt hij het na of hij gokt. In het eerste geval kost het tijd, in het tweede geval kost het geld, en achteraf discussieert de klant over de factuur.
Merk, type, bouwjaar en wat er vorig jaar is vervangen: dat blijkt allemaal pas als de kast openstaat. Het onderdeel dat nodig is ligt dan niet in de bus, en er volgt een tweede rit die niemand in rekening brengt.
Papieren bonnen blijven in de bus liggen, raken zoek of komen onleesbaar terug. Wie pas vrijdag factureert wat dinsdag is gedaan, verliest elke week dagen aan de bank en de helft van de meeruren die niemand meer precies weet.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee installateurs meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, maken we niet — en betaal je ook niet.
Per klant staat vast welke ketels, warmtepompen of units er hangen: merk, type, serienummer, plaatsingsdatum en garantietermijn. Wie de storing aanneemt, weet het al voordat de bus vertrekt.
Elk onderhoudscontract kent zijn eigen termijn en zijn eigen dekking. Het systeem zet de beurt op de lijst zodra hij in beeld komt en houdt bij wie gebeld is, wanneer en met welke uitkomst.
Spoed schuift ertussen zonder dat de rest van de week onzichtbaar verandert. De klant die daardoor opschuift, krijgt vanzelf bericht over zijn nieuwe tijdvak.
Uren, materiaal, foto's van voor en na, en de handtekening van de klant. De bon is klaar voordat de monteur de oprit af rijdt, ook als er in de kruipruimte geen bereik is.
Bij elke regel staat of hij onder het contract valt of doorberekend wordt. De monteur hoeft niet te bellen en de klant ziet het op hetzelfde moment als jij.
Zoek op adres, op serienummer of op een halve achternaam en je hebt de hele geschiedenis: gesprekken, bonnen, foto's en facturen op één tijdlijn.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor de installateur
tussen € 7.000 en € 10.600
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Mobiele app | Een app op de telefoon van je medewerkers, ook zonder bereik bruikbaar, met alleen wat zij onderweg nodig hebben. | tussen € 900 en € 1.600 | 2 weken |
| Klantcontact | |||
| E-mail en telefonie | Mail en gesprekken automatisch bij de juiste klant, zodat iedereen ziet wat er is afgesproken. | tussen € 600 en € 1.200 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Dit project is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Het staat daarom als voorbeeldproject gemarkeerd.
voorbeeld, zomer 2026
VoorbeeldprojectSamengesteld voorbeeld: veertien mensen, van aanvraag tot montage in één lijn
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Ja. De app werkt door zonder verbinding: de monteur vult de bon in, maakt foto's en laat tekenen, en zodra de telefoon weer bereik heeft gaat alles vanzelf naar kantoor. Hij hoeft niets te onthouden en niets opnieuw te doen.
Dat is meestal het eerste wat we doen. Staat het in Excel, in een agenda of in een oud pakket, dan zetten we het over met het overzetten van gegevens (tussen € 350 en € 900). We draaien eerst een proefimport, jij controleert of de termijnen en de dekkingen kloppen, en pas daarna gaat het oude overzicht eruit.
Ja, en dat is voor een servicedienst het belangrijkste onderdeel. Je legt per contractvorm vast wat inbegrepen is: welke beurten, welke onderdelen, welk voorrijtarief en welke uren. De monteur ziet dat op de bon en het systeem rekent de rest automatisch door naar de factuur.
Ja, met eigen rechten. Je bepaalt per gebruiker wat iemand ziet: een onderaannemer kan bijvoorbeeld alleen zijn eigen bonnen en planning zien, zonder klantenbestand, inkoopprijzen of marges. Dat regelen we bij de inrichting, niet met een duurdere licentie.
Het basis-CRM begint bij € 2.500 eenmalig en exclusief btw. Planning en werkbonnen kosten tussen € 1.250 en € 2.000 en de mobiele app tussen € 900 en € 1.600; wat jij nodig hebt bepaalt de rest. Daarna is het € 49 per maand voor hosting, back-ups, updates en support, hoeveel monteurs er ook inloggen.
De basis staat in 3 tot 4 weken. Met planning, werkbonnen en een boekhoudkoppeling erbij kom je op zes tot acht weken. We leveren in stappen op: zodra de klantkaarten en de installaties staan, kun je die al gebruiken terwijl de rest gemaakt wordt.
06 — Verder lezen
CRM voor zonnepanelen-installateurs
Aanvragen, schouwen, montage en nazorg in één lijn, zonder losse spreadsheets.
Elk dak met zijn foto's, offertes en onderhoudsbeurten op één kaart.
Offertes, ploegplanning en onderhoudsschema's die elkaar niet tegenspreken.
Uren, materiaal en handtekening op locatie, en dezelfde avond op de factuur.
Abonnementen en terugkerende facturen
Per maand, kwartaal of jaar: de factuur gaat vanzelf en de betaalstatus komt terug.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche en de aanbevolen modules staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848