Een marketingbureau van tien mensen draait meestal op vier abonnementen die geen van alle van elkaar weten. De pipeline staat in een CRM, de uren in een tweede tool, de projecten op een bord van een derde partij en de facturen in de boekhouding. Elk van die tools is op zichzelf prima. Bij elkaar kosten ze meer dan een junior en leveren ze geen enkel antwoord op de vraag die er echt toe doet.
Die vraag is: welke retainer gaat deze maand over zijn uren. Dat is de vraag waar de marge van een bureau aan hangt, en het is precies de vraag die je niet kunt beantwoorden zolang de afspraak in het ene systeem staat en de uren in het andere. Je ziet het aan het eind van het kwartaal, als er niets meer aan te doen is.
Wij maken één systeem waarin de klant het middelpunt is: de pitch, de afgesproken retainer, de uren die eraan geschreven worden, de opgeleverde resultaten en de maandfactuur die er vanzelf uit komt. En omdat het niet per gebruiker rekent, kun je gewoon iedereen erin zetten, ook de stagiair en de vaste freelancer die er twee dagen per week is.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Elke tool heeft zijn eigen klantnamen, zijn eigen versie van de afspraak en zijn eigen abonnement. Iemand houdt ze met de hand gelijk, en dat is meestal degene die daar het minst goed voor betaald wordt.
De afspraak is twintig uur per maand en er gaan er achtentwintig in. Dat merk je pas bij de kwartaalcijfers, en dan is het gesprek met de klant over meerwerk al drie maanden te laat.
De cijfers staan er al, maar ze staan in vier dashboards en moeten worden samengevoegd tot iets presentabels. Dat is elke maand werk dat niemand in rekening brengt en niemand leuk vindt.
Een bureau werkt met stagiairs, freelancers en mensen die er twee dagen zijn. Bij een prijs per stoel zet je die er niet in, dus werken ze ernaast, en daarmee klopt het systeem voor niemand meer.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee marketingbureaus meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, maken we niet — en betaal je ook niet.
Elke aanvraag als kaart, met de bron, de verwachte waarde en de volgende stap. Je ziet welke pitches er lopen en wat er deze maand naar verwachting binnenkomt.
Per klant leg je vast wat de afspraak is: hoeveel uur per maand, tegen welk tarief, wat erin zit en wat niet. Het systeem houdt de teller bij.
Gaat een retainer richting zijn plafond, dan hoor je dat halverwege de maand en niet bij de kwartaalcijfers. Dat is precies het moment waarop een gesprek over meerwerk nog normaal is.
Schrijven op klant en op project, vanaf de telefoon of het scherm waar je toch al werkt. Aan het eind van de maand staat de verantwoording er al.
Vaste retainers gaan er op de eerste van de maand uit, meerwerk komt eronder, en alles loopt door naar je boekhouding. De eerste werkdag van de maand is weer een gewone werkdag.
De klant logt in en ziet wat er is gedaan, wat de uren zijn en wat er openstaat. Rapporteren wordt iets wat doorlopend gebeurt in plaats van een klus op de laatste vrijdag.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor het marketingbureau
tussen € 6.750 en € 10.200
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Sales-pipeline | Elke aanvraag als kaart in een bord, van eerste contact tot gewonnen, met verwachte waarde en volgende stap. | tussen € 500 en € 900 | 1 week |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn. | tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Een systeem dat draait, met de onderdelen die je hierboven ziet.
in gebruik sinds 2025, groeit door
Het bedrijfsplatform waarin we zelf elke dag werken
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Ja, en de meeste bureaus doen dat. Een klant kan tegelijk een maandelijkse retainer hebben en een los project met een vaste prijs. Het systeem houdt ze uit elkaar op de klantkaart: de retainer heeft een urenpotje dat elke maand opnieuw begint, het project heeft een budget dat één keer op kan.
Dat is de reden dat bureaus dit laten maken. Je stelt per retainer een grens in, bijvoorbeeld tachtig procent, en zodra die gehaald wordt, krijgt de accountverantwoordelijke een melding. Dan is er nog twee weken om het gesprek te voeren, in plaats van achteraf een factuur te sturen waar de klant niet op rekende.
Nee. Het maandbedrag van € 49 is vast en telt niet per gebruiker; de gebruikersklasse is een eenmalige toeslag bij het maken, niet een abonnement. Zet dus gerust iedereen erin die uren schrijft, inclusief de freelancer die er twee dagen per week is. Je bepaalt per rol wat iemand ziet.
Voor een deel, en we zijn daar eerlijk over. Resultaten uit advertentieplatformen halen we op en tonen we per klant, zodat je ze niet handmatig hoeft over te nemen. Een volwaardig rapportageplatform maken we niet na; dat is een vak apart en er zijn goede pakketten voor. Wat we wel doen, is zorgen dat de cijfers bij de juiste klant en de juiste retainer terechtkomen.
De basis is € 2.500 eenmalig en exclusief btw. Met het dealbord tussen € 500 en € 900, facturen tussen € 950 en € 1.500, rapportages tussen € 500 en € 1.000 en een portaal erbij kom je voor een bureau van deze omvang tussen de zes- en elfduizend euro uit. Reken daarbij de toeslag voor zes tot vijftien gebruikers, plus € 49 per maand.
06 — Verder lezen
Dossiers, termijnen en uren op één plek, met een portaal waar de cliënt zelf kijkt.
Contracten, tickets en terugkerende facturen in één systeem, zonder prijs per stoel.
Kandidaat, opdrachtgever en plaatsing op één kaart, met de uren erbij.
Abonnementen en terugkerende facturen
Per maand, kwartaal of jaar: de factuur gaat vanzelf en de betaalstatus komt terug.
Omzet, openstaande offertes, werkdruk en marge in één scherm dat jij zelf instelt.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche en de aanbevolen modules staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848