Een sportschool verdient aan mensen die blijven. Niet aan de inschrijving in januari, maar aan het lid dat in maart nog komt en in september nog betaalt. Dat betekent dat de belangrijkste informatie in je administratie niet de omzet is maar het bezoek: wie is er al drie weken niet geweest en heeft dus in zijn hoofd al opgezegd.
De meeste ledenpakketten laten dat niet zien, en ze rekenen ondertussen per lid. Dat is een vreemde prikkel: elke nieuwe inschrijving maakt je software duurder, terwijl je marge per lid juist daalt naarmate je groeit. Bij vierhonderd leden betaal je een bedrag per maand waar je een medewerker voor kunt inhuren, voor een systeem dat je niet kunt aanpassen.
Wij maken een systeem dat één keer wordt betaald en daarna een vast bedrag per maand kost, hoeveel leden erin staan. Abonnementen met hun looptijd, incasso's die vanzelf gaan, pauzes en opzeggingen die in het systeem worden geregeld in plaats van in de mail, en een signaal als iemand wegblijft. Personal trainers en lesroosters horen daar gewoon bij.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Een lid mailt dat hij twee maanden op vakantie is en iemand antwoordt dat het goed is. In het pakket verandert er niets, dus de incasso loopt door en het gesprek dat volgt gaat over terugbetalen in plaats van over sporten.
Iemand die drie weken niet is geweest, zegt gemiddeld binnen twee maanden op. Dat is de goedkoopste klant om te behouden en de enige waarvan je het van tevoren kunt zien, als je het bijhoudt.
Groeien kost elke maand meer, terwijl het systeem niet meer voor je doet. Bij een paar honderd leden betaal je een vast bedrag per maand voor iets waar je verder geen invloed op hebt.
Een stornering komt binnen bij de bank en moet met de hand worden teruggezocht naar een lid, waarna iemand gaat mailen. Bij een paar procent storneringen per maand is dat elke maand een dagdeel.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee sportscholen meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, maken we niet — en betaal je ook niet.
Abonnement, ingangsdatum, looptijd, betaalgeschiedenis, bezoeken, afspraken met een trainer en de mail die je hebt gestuurd. Achter de balie is één scherm genoeg.
Maand, kwartaal of jaar, met stilzwijgende verlenging of niet, en met een pauze die het systeem echt verwerkt in plaats van iemand die het onthoudt.
Op de vaste dag van de maand, met de mislukte incasso's als werklijst in plaats van als bankafschrift. Een lid dat niet betaalt, krijgt vanzelf een herinnering.
Een lijst met leden die al weken niet zijn geweest, voordat ze opzeggen. Dat is de enige lijst in je administratie die rechtstreeks omzet vasthoudt.
Groepslessen met plekken en inschrijvingen, en afspraken met een personal trainer op dezelfde kaart. Leden schrijven zichzelf in en zeggen zelf af.
Zelf gegevens bijwerken, facturen bekijken, lessen boeken en een pauze aanvragen. Wat een lid zelf kan, hoeft niemand achter de balie te doen.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor de sportschool
tussen € 7.500 en € 11.300
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn. | tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Dit project is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Het staat daarom als voorbeeldproject gemarkeerd.
voorbeeld, najaar 2026
VoorbeeldprojectSamengesteld voorbeeld: zeven advocaten, dossiers, termijnen en een portaal
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Nee. Je betaalt één keer voor het maken van het systeem en daarna € 49 per maand, of je nu honderd of tweeduizend leden hebt. Leden zijn geen gebruikers van het systeem: ze loggen in op hun eigen portaal en dat telt niet mee. De gebruikersklasse gaat over je medewerkers en trainers, en die is een eenmalige toeslag, geen abonnement.
Ja. Je legt per abonnementsvorm vast wat er wanneer geïncasseerd wordt, en op de afgesproken dag maakt het systeem de incasso-opdracht aan. Storneringen komen terug als werklijst met het lid erbij, zodat niemand ze hoeft terug te zoeken. Dat zit in de modules facturen tussen € 950 en € 1.500 en automatisering tussen € 800 en € 1.800.
Ja, en voor een sportschool is dat het onderdeel dat zichzelf het snelst terugverdient. Zolang er bezoeken worden geregistreerd, bijvoorbeeld via je toegangssysteem of het inchecken aan de balie, maakt het systeem een lijst van leden zonder bezoek in de afgelopen weken. Je kunt daar een bericht aan koppelen of het als belijst gebruiken.
Ja. Een personal trainer gebruikt hetzelfde systeem met een ander zwaartepunt: klanten in plaats van leden, afspraken en trajecten in plaats van een lesrooster, en losse pakketten of strippenkaarten naast abonnementen. De klant boekt zelf in het portaal en betaalt vooraf of per maand.
Ja, dat is vaak de eerste stap. Leden, abonnementen, ingangsdata en machtigingen halen we uit je huidige pakket of uit een export, met het overzetten van gegevens (tussen € 350 en € 900). We draaien eerst een proefimport die jij nakijkt, met bijzondere aandacht voor lopende incassomachtigingen en pauzes, en pas als dat klopt, gaan we over.
06 — Verder lezen
Van inschrijving tot certificaat, met de groep, de trainer en de factuur erbij.
Per complex de eigenaren, meldingen, contracten en besluiten op één plek.
Elke aanvraag, elk draaiboek en elke leverancier bij het juiste evenement.
Ledenadministratie en inschrijvingen
Leden, cursisten of eigenaren: inschrijven, betalen en zelf hun gegevens bijwerken.
Abonnementen en terugkerende facturen
Per maand, kwartaal of jaar: de factuur gaat vanzelf en de betaalstatus komt terug.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche en de aanbevolen modules staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848