CRM laten maken of Teamleader: wat past bij jouw bedrijf?
Teamleader is een van de weinige pakketten in deze markt die echt voor het Nederlandstalige MKB is gemaakt. Het staat er binnen een dag, het combineert CRM, offertes, projecten, urenregistratie en facturatie in één omgeving, het koppelt met de boekhoudpakketten die hier gebruikt worden, en als je belt krijg je iemand aan de lijn die Nederlands spreekt. Dat is meer waard dan het klinkt.
Waar het knelt is voorspelbaar en het heeft weinig met de kwaliteit van het product te maken. Je betaalt per gebruiker per maand, en dat loopt op zodra ook je binnendienst, je planners en je monteurs mee moeten kijken. Daarnaast moet je werk passen binnen wat Teamleader als werk ziet: een offerte, een project, uren en een factuur. Doe je iets anders, dan begin je met omwegen die iemand moet onderhouden.
Hieronder zetten we de twee eerlijk naast elkaar, inclusief de punten waarop Teamleader wint. Wij maken maatwerk, dus we zijn niet neutraal; daarom noemen we de bedragen en de criteria zo concreet mogelijk, zodat je zelf kunt narekenen wat voor jouw situatie klopt.
01 — De korte versie
Het antwoord in één alinea
Teamleader is voor veel bedrijven met vijf tot tien mensen een prima keuze: CRM, offertes, projecten en facturen in één pakket, in het Nederlands, met een helpdesk die je terugbelt. Je betaalt er ruwweg € 50 tot € 80 per gebruiker per maand voor, afhankelijk van het pakket, en de meeste uitbreidingen kosten nog eens per maand extra. Pas je in hun manier van werken en blijf je klein, dan is dat goed besteed geld. Werk je met werkbonnen, contracten, leden of dossiers die niet in hun model passen, of groei je naar vijftien mensen die vooral meekijken, dan is een eigen systeem vanaf € 2.500 plus € 49 per maand over drie jaar goedkoper en past het beter.
02 — Punt voor punt
Maatwerk naast Teamleader
Per criterium wat een systeem op maat doet en wat Teamleader doet. De mint-markering staat bij de kant die dat punt wint; staat er nergens een markering, dan is het gelijkspel.
| Criterium | CRM op maat | Teamleader |
|---|---|---|
| Kosten over drie jaar, tien gebruikers | Eenmalig tussen € 5.550 en € 7.550 plus € 49 per maand: over drie jaar tussen € 7.314 en € 9.314.voordeel | Bij tien gebruikers circa € 18.000 tot € 29.000 over drie jaar, afhankelijk van het pakket en de uitbreidingen. Prijspeil 2026. |
| Tijd tot je ermee werkt | 3 tot 4 weken voor de basis, met modules erbij zes tot negen weken. | Dezelfde dag een account, binnen een week ingericht en in gebruik.voordeel |
| Kosten van een extra gebruiker | Geen. Gebruikers zitten in de eenmalige prijs, in drie treden; het maandbedrag verandert niet.voordeel | Elke extra gebruiker kost hetzelfde bedrag per maand erbij, elk jaar opnieuw, ook als hij alleen meekijkt. |
| Past het bij jouw manier van werken | Het systeem wordt rond jouw proces gemaakt, in jouw woorden, met alleen de velden die je gebruikt.voordeel | Ruim in te richten met eigen velden en fasen, maar binnen het model van offerte, project, uren en factuur. |
| Nederlandse support en taal | Je belt de ontwikkelaar die het heeft gemaakt, in Den Haag, met reactie binnen één werkdag. | Nederlandstalige helpdesk, uitgebreide kennisbank en een groot netwerk van partners dat ermee werkt. |
| Koppelingen met boekhouding | We maken de koppelingen die jij nodig hebt, waaronder Moneybird, e-Boekhouden, Exact en Snelstart. | Kant-en-klare koppelingen met de gangbare Nederlandse en Belgische boekhoudpakketten, die je zelf aanzet.voordeel |
| Uitvoering: werkbonnen, planning op locatie | Onderdeel van hetzelfde systeem, op dezelfde klantkaart, tot en met de handtekening op het dak.voordeel | Beperkt. Voor werkbonnen op locatie gebruiken bedrijven meestal een tweede pakket met een koppeling ertussen. |
| Abonnementen, contracten en leden | Contracten met looptijd, incasso, pauzes en eigen regels maken we precies zoals jouw afspraken werken.voordeel | Terugkerende facturatie zit erin, maar contractvormen met eigen regels vragen omwegen of een extra pakket. |
| Eigenaarschap van je gegevens | Eigen server in Nederland, alles exporteerbaar, en de broncode gaat mee als je stopt.voordeel | Je kunt exporteren, maar de omgeving blijft van Teamleader en stopt zodra je stopt met betalen. |
| Risico dat het stilvalt | Je bent afhankelijk van de partij die het heeft gemaakt, maar de code en de gegevens zijn van jou. | Een groot bedrijf dat niet zomaar omvalt, maar dat wel elk jaar zijn prijzen en pakketindeling kan wijzigen. |
03 — Wanneer wat
Welke kant moet jij op?
Twee lijstjes. Herken je jezelf links vaker dan rechts, kies dan het pakket — dan zou een eigen systeem geld kosten dat het niet terugverdient.
Kies Teamleader als…
- Je werkt met vijf tot tien mensen die het systeem echt gebruiken, en dat blijft de komende jaren zo.
- Je proces past in grote lijnen bij offerte, project, uren en factuur, zonder bijzondere uitzonderingen.
- Je wilt volgende week beginnen en hebt geen tijd of zin in een traject van een paar weken.
- Je hecht aan een grote leverancier met een helpdesk, een kennisbank en partners die je kunt inhuren.
Kies maatwerk als…
- Er moeten meer dan tien mensen meekijken, waarvan een deel alleen leest of uren schrijft.
- Je zwaartepunt ligt in de uitvoering: werkbonnen, planning, onderhoudsrondes of materieel op locatie.
- Je werkt met contracten, abonnementen, leden of dossiers met eigen regels die niet in hun model passen.
- Je gebruikt Teamleader nu naast twee andere systemen en typt gegevens van het een naar het ander over.
04 — De rekensom
Wat Teamleader kost
Prijzen van pakketten veranderen; deze staan op het peil van 2026 en zijn bedoeld als orde van grootte, niet als offerte.
Teamleader rekent per gebruiker per maand, met pakketten die ruwweg tussen de € 50 en € 80 per gebruiker per maand liggen bij jaarbetaling, en een minimum van twee gebruikers. Uitbreidingen zoals uitgebreidere facturatie, ticketing of extra opslag komen daar per maand bovenop. Voor tien gebruikers betekent dat over drie jaar circa € 18.000 tot € 29.000, en die teller loopt door: in jaar vier begint het opnieuw. Een eigen systeem met offertes, facturen, een pipeline en het overzetten van je gegevens komt in deze opstelling op tussen € 5.550 en € 7.550 eenmalig en € 49 per maand, dus tussen € 7.314 en € 9.314 over dezelfde drie jaar, waarna alleen het maandbedrag doorloopt. Alle bedragen zijn exclusief btw en indicatief naar prijspeil 2026; kijk op de site van de leverancier voor het actuele tarief.
Waar het op neerkomt
Teamleader is een goed pakket en we raden het regelmatig aan, vooral aan bedrijven met een handvol mensen die vooral offertes, projecten en facturen draaien. Het wordt een slechte keuze op twee momenten: als het aantal mensen dat moet meekijken groeit, want dan betaal je elk jaar meer voor dezelfde functies, en als je werk niet in hun model past, want dan onderhoud je omwegen in plaats van een systeem. Reken het na met je eigen aantal gebruikers over drie jaar. Dat sommetje is eerlijker dan welke vergelijkingstabel ook, ook deze.
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over Teamleader en maatwerk
Twijfel je nog? Bel gerust. We hebben er niets aan om je iets te laten maken dat je niet nodig hebt.
Kan ik mijn gegevens uit Teamleader meenemen?
Ja. Teamleader laat je bedrijven, contactpersonen, deals, offertes en facturen exporteren, en die zetten we over met de module overzetten van je gegevens. Dubbele contacten voegen we samen en de historie gaat mee. Je houdt Teamleader tijdens het maken gewoon draaien en zegt pas op als het nieuwe systeem staat.
Wij gebruiken maar een klein deel van Teamleader. Is maatwerk dan niet overdreven?
Vaak wel, en dan is ons eerlijke advies om te blijven waar je zit. Gebruik je alleen de klantkaart en de offertes met drie mensen, dan is de rekensom in het voordeel van het pakket en is er geen reden om iets te laten maken. Ga pas nadenken over maatwerk als het aantal gebruikers oploopt of als je merkt dat je naast Teamleader spreadsheets bijhoudt.
Is een eigen systeem niet veel duurder in onderhoud?
Dat is de aanname waar veel mensen mee binnenkomen. Bij ons is het € 49 per maand, met hosting, back-ups, updates, support binnen één werkdag en kleine wijzigingen inbegrepen. Grote uitbreidingen begroten we apart, net zoals je bij een pakket voor een hogere trede betaalt. Het verschil is dat het maandbedrag niet meegroeit met het aantal mensen.
Kan een eigen CRM ook projecten en urenregistratie?
Ja, en voor bedrijven die uren verkopen is dat meestal een van de eerste onderdelen. Projecten met fasen, uren per project of per medewerker, budgetbewaking en facturatie op basis van geschreven uren maken we standaard. Het verschil met een pakket is dat de indeling van een project die van jullie is, niet die van de leverancier.
Wat als jullie er over vijf jaar niet meer zijn?
Dat is een terechte vraag en het eerlijke antwoord is dat dat risico bestaat, net zoals een pakket zijn voorwaarden kan veranderen. Daarom draait het op techniek die elke Nederlandse ontwikkelaar kent, staan de afspraken over de broncode in het contract en kun je alles op elk moment exporteren. Een andere partij kan het overnemen.
06 — Andere vergelijkingen
Simplicate koppelt CRM, uren en facturen voor bureaus, tegen een prijs per gebruiker en per module. Wanneer past het, en wanneer past maatwerk beter?
Zoho CRM is goedkoop en uitgebreid, maar vraagt veel inrichting en Engelstalige support. Kosten over drie jaar en wanneer een eigen CRM beter is.
Volgende stap
Reken uit wat een eigen systeem bij jou kost
Je ziet de indicatie meteen op het scherm. Blijkt uit het gesprek dat Teamleader beter past, dan zeggen we dat gewoon.
Liever even bellen? 085 060 7848