Een ICT-bedrijf dat beheer doet, verkoopt eigenlijk drie dingen tegelijk: een contract dat elke maand doorloopt, licenties die per gebruiker of per apparaat lopen, en werk dat daarbuiten valt. Het verdienmodel zit in het verschil tussen die drie, en dat verschil is precies wat in de meeste administraties niet zichtbaar is.
Herkenbaar beeld: de contracten staan in een spreadsheet, de licenties in een tweede spreadsheet die altijd achterloopt, de tickets in een helpdesktool die niets van contracten weet, en de facturatie is de eerste werkdag van de maand kwijt aan overtypen. Meerwerk dat buiten het contract viel, wordt half gefactureerd omdat niemand meer kan achterhalen wat erin zat.
Het is een vreemde situatie voor een bedrijf dat andere bedrijven adviseert over hun systemen, en het is ook precies de reden dat je het kunt beoordelen. Wij maken één systeem waarin het contract de kern is: welke diensten, welke licenties, welk tarief en welke afspraken over reactietijd. Tickets hangen aan dat contract, dus je ziet meteen of iets inbegrepen is. De maandfacturatie gaat vanzelf, inclusief de wijzigingen van die maand.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Welke licenties bij welke klant lopen, met welke aantallen en per wanneer, staat in een spreadsheet die iemand bijwerkt als hij eraan denkt. Je factureert er te weinig van, of je betaalt voor licenties die niemand meer gebruikt.
De helpdesktool weet niet wat er in het beheercontract zit, dus weet de engineer het ook niet. Werk dat doorberekend had mogen worden, wordt weggeschreven als service, en dat is elke maand marge die stil verdwijnt.
Elke eerste van de maand dezelfde ronde: contracten nalopen, wijzigingen verwerken, licentieaantallen controleren, facturen aanmaken. Het is voorspelbaar werk dat een systeem hoort te doen.
Contractomzet is zichtbaar, maar de uren die erin gaan niet. Er zijn altijd een paar klanten die meer support vragen dan ze betalen, en zonder cijfers is dat een onderbuikgevoel in plaats van een gesprek.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee ICT-bedrijven meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, maken we niet — en betaal je ook niet.
Welke diensten, welke aantallen, welk tarief, welke ingangsdatum en welke afspraken over reactietijd. Alles wat er daarna gebeurt, hangt aan dat contract.
Per klant de licenties met hun aantallen en verlengdatum. Verandert een aantal, dan verandert de volgende factuur mee en krijg je een seintje voordat een termijn afloopt.
Bij elk ticket staat of het onder het contract valt of doorberekend wordt, en hoeveel tijd erin is gegaan. De engineer ziet dat terwijl hij werkt, niet achteraf.
Alle contracten gaan op de afgesproken dag de deur uit, met de wijzigingen van die maand en het meerwerk eronder, door naar je boekhouding.
Contractomzet naast de uren die eraan zijn besteed. Je ziet welke klanten dragend zijn en welke structureel meer vragen dan ze betalen, met cijfers in plaats van een gevoel.
De klant meldt zelf een storing, ziet de status van zijn tickets en vindt zijn contract en facturen terug. Dat scheelt mail en het scheelt telefoontjes over dingen die er al staan.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor het ICT-bedrijf
tussen € 6.850 en € 10.500
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| E-mail en telefonie | Mail en gesprekken automatisch bij de juiste klant, zodat iedereen ziet wat er is afgesproken. | tussen € 600 en € 1.200 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn. | tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Een systeem dat draait, met de onderdelen die je hierboven ziet.
in gebruik sinds 2025, groeit door
Het bedrijfsplatform waarin we zelf elke dag werken
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Dat is een terechte vraag en soms is het antwoord dat je het inderdaad zelf moet doen. Het verschil zit in waar je uren het meest waard zijn. Een intern systeem is nooit af, krijgt altijd voorrang van de klant en is meestal van één persoon die het snapt. Wij maken het in weken, onderhouden het voor een vast bedrag en leveren de broncode mee, zodat jullie het later alsnog kunnen overnemen.
Ja, en dat is voor beheerpartijen het onderdeel dat het snelst geld oplevert. Per contract leg je vast wat inbegrepen is: welke diensten, hoeveel uur, welke reactietijden en welk tarief voor werk daarbuiten. De engineer ziet bij het ticket meteen onder welke categorie het valt, en wat doorberekend wordt, komt vanzelf op de volgende factuur.
Dat kan, en bij een ticketsysteem waar iedereen tevreden over is, doen we dat liever dan het na te maken. We halen de tickets op en hangen ze aan de juiste klant en het juiste contract, zodat de facturatie en de cijfers kloppen. Werkt jullie huidige systeem juist niet fijn, dan maken we de ticketkant zelf; die keuze maken we in het eerste gesprek en niet achteraf.
Met de module facturen en boekhouding (tussen € 950 en € 1.500) samen met automatisering (tussen € 800 en € 1.800). Je legt per contract de periode en het bedrag vast; op de afgesproken dag maakt het systeem de facturen aan, inclusief wijzigingen in aantallen en het meerwerk van die maand, en stuurt ze door naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart.
De basis is € 2.500 eenmalig en exclusief btw. Een beheerpartij neemt meestal facturen, automatisering, een portaal tussen € 1.500 en € 2.500 en rapportages erbij, en komt dan tussen de zeven- en twaalfduizend euro uit. Daarna is het € 49 per maand, ook als je van tien naar dertig engineers groeit.
06 — Verder lezen
Dossiers, termijnen en uren op één plek, met een portaal waar de cliënt zelf kijkt.
Van pitch tot retainer tot maandfactuur, zonder vier losse tools.
Kandidaat, opdrachtgever en plaatsing op één kaart, met de uren erbij.
Abonnementen en terugkerende facturen
Per maand, kwartaal of jaar: de factuur gaat vanzelf en de betaalstatus komt terug.
Klantbeheer en contacthistorie
Elke mail, elk gesprek en elke afspraak bij de juiste klant, zonder overtypen.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche en de aanbevolen modules staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848