Ledenadministratie en inschrijvingen in één systeem
Ledenadministratie lijkt eenvoudig tot je gaat tellen hoeveel uitzonderingen er zijn. Een lid dat pauzeert, een gezinslid dat korting krijgt, een cursist die door zijn werkgever wordt betaald, een eigenaar die zijn appartement verkoopt halverwege het jaar. Elk van die gevallen is normaal in jouw vak en ongebruikelijk in een standaardpakket, en dus wordt het met de hand geregeld.
Daar komt de prijsstructuur bij. Vrijwel alle ledenpakketten rekenen per lid of per deelnemer, wat betekent dat groeien elke maand meer kost terwijl het systeem niet meer voor je doet. Bij een paar honderd leden betaal je een vast bedrag per maand voor iets waar je verder weinig invloed op hebt.
Wij maken een systeem waarin het lid de kaart is en de uitzonderingen regels zijn in plaats van handwerk. Inschrijven gaat via je eigen site en komt meteen op de juiste plek terecht, incasso's lopen vanzelf, en in het portaal werken leden hun eigen gegevens bij. Het kost één keer geld en daarna een vast bedrag per maand, hoeveel leden er ook in staan.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Als twee van deze situaties bekend voorkomen, is dit het onderdeel waar de meeste tijd in te winnen valt.
- Je betaalt per lid of per deelnemer, en elke nieuwe inschrijving maakt je software een beetje duurder.
- Inschrijvingen komen via je site, per mail en per telefoon binnen, en worden alle drie met de hand ingevoerd.
- Pauzes, opzeggingen en gezinskortingen regel je in de mail, waarna het systeem iets anders denkt dan jullie hebben afgesproken.
- Je weet niet zonder telwerk hoeveel leden er deze maand bij zijn gekomen en hoeveel eraf zijn gegaan.
02 — Wat je krijgt
Wat er in ledenadministratie en inschrijvingen zit
Dit is de standaardopstelling. Wat jouw werk extra nodig heeft, maken we erbij; wat je niet gebruikt, maken we niet.
Een ledenkaart met historie
Gegevens, ingangsdatum, abonnementsvorm, betalingen, aanwezigheid en de communicatie die je hebt gehad. Achter de balie is één scherm genoeg.
Inschrijven vanaf je eigen site
Het formulier op je site maakt het lid aan, zet het abonnement klaar en verstuurt de bevestiging. Niemand typt een inschrijving over.
Uitzonderingen als regel
Gezinskorting, pauze, proefperiode, een werkgever die betaalt of een tweede lid op hetzelfde adres. Eén keer vastgelegd, daarna altijd hetzelfde.
Incasso's die vanzelf lopen
Op de vaste dag van de maand, met storneringen als werklijst en herinneringen die vanzelf uitgaan naar wie niet betaalt.
Een portaal voor je leden
Zelf gegevens bijwerken, facturen bekijken, inschrijven voor een les of groep, een pauze aanvragen. Wat een lid zelf kan, hoeft niemand te doen.
Zien wat er beweegt
Instroom, uitstroom en het aantal actieve leden per maand, met de reden van opzegging erbij als je die vraagt. Het cijfer waar je bedrijf op draait.
03 — Hoe het werkt
Zo loopt het in de praktijk
Van het moment dat er iets binnenkomt tot het moment dat het klaar is, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
- 01
Je lidmaatschapsvormen worden vastgelegd
Welke soorten er zijn, wat ze kosten, welke looptijd en welke regels bij pauze en opzegging horen, in jouw eigen woorden.
- 02
Je bestaande leden komen mee
Inclusief ingangsdata, lopende machtigingen en pauzes, met een proefimport die jij nakijkt voordat er iets echt overgaat.
- 03
Het formulier komt op je site
Nieuwe leden schrijven zichzelf in en komen meteen op de juiste plek terecht, met bevestiging en eerste factuur of incasso.
- 04
Leden regelen het zelf
Adreswijziging, pauze, een les boeken of afzeggen, gegevens aanpassen. Wat via het portaal gaat, komt niet als mail bij jou binnen.
04 — Wat het kost
De modules die hieronder zitten
Deze functie leunt op de modules hieronder. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor ledenadministratie en inschrijvingen
tussen € 5.750 en € 8.300
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 7 tot 8 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 3 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart.
| tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden.
| tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen.
| tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over ledenadministratie en inschrijvingen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Betalen we echt niet per lid?
Nee. Je betaalt één keer voor het maken van het systeem en daarna € 49 per maand, of er nu honderd of tweeduizend leden in staan. Leden zijn geen gebruikers: ze loggen in op hun eigen portaal en dat telt niet mee. De gebruikersklasse gaat over je medewerkers, en die toeslag is eenmalig.
Werkt dit ook voor cursisten of eigenaren in plaats van leden?
Ja, en dat is precies waarom het maatwerk is. Bij een opleider heet het een cursist en hangt hij aan een groep; bij een VvE-beheerder is het een eigenaar met een appartementsrecht; bij een sportschool een lid met een abonnement. De onderliggende vraag is hetzelfde: iemand schrijft zich in, betaalt periodiek en moet zijn eigen gegevens kunnen zien.
Kunnen leden zich via onze website inschrijven?
Ja, en meestal is dat het eerste dat we aansluiten. Het formulier op je site maakt het lid aan, controleert of er plek is als dat van toepassing is, zet de betaling of de machtiging klaar en stuurt de bevestiging. Wat nu drie handelingen op kantoor zijn, wordt één handeling van het lid zelf.
Hoe gaat het systeem om met pauzes en opzeggingen?
Als regel, niet als uitzondering. Je legt vast hoe lang iemand mag pauzeren, of de looptijd meeschuift en wat de opzegtermijn is. Het lid vraagt het aan in het portaal, jij keurt goed als je dat wilt, en de incasso past zich vanzelf aan. Dat voorkomt het gesprek over een afschrijving die niemand had verwacht.
Kunnen we bijhouden wie er komt en wie wegblijft?
Ja, als er aanwezigheid wordt geregistreerd, bijvoorbeeld via een toegangssysteem of het inchecken aan de balie. Het systeem maakt daar een lijst van leden zonder recent bezoek van. Voor elk bedrijf met abonnementen is dat de lijst die het meest rechtstreeks omzet vasthoudt.
Wat kost deze functie?
Het portaal kost tussen € 1.500 en € 2.500, facturen met incasso tussen € 950 en € 1.500 en automatisering tussen € 800 en € 1.800, bovenop het basis-CRM van € 2.500. Alles eenmalig en exclusief btw. Het overzetten van je bestaande ledenbestand kost tussen € 350 en € 900.
06 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
Leden, abonnementen en incasso's op één plek, zonder prijs per lid.
Van inschrijving tot certificaat, met de groep, de trainer en de factuur erbij.
Per complex de eigenaren, meldingen, contracten en besluiten op één plek.
Elke aanvraag, elk draaiboek en elke leverancier bij het juiste evenement.
Functies die hier vaak bij horen
Abonnementen en terugkerende facturen
Per maand, kwartaal of jaar: de factuur gaat vanzelf en de betaalstatus komt terug.
Klantbeheer en contacthistorie
Elke mail, elk gesprek en elke afspraak bij de juiste klant, zonder overtypen.
Volgende stap
Reken uit wat ledenadministratie en inschrijvingen bij jou kost
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. De modules van deze functie staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848