CRM kopen of huren: wat het over vijf jaar kost

Waarom een bedrag per maand misleidt

Een abonnement per gebruiker heeft twee eigenschappen die je bij het tekenen niet voelt. De eerste is dat het niet stopt. Je betaalt in jaar zes nog steeds, voor hetzelfde systeem, en dan heb je er inmiddels meer aan uitgegeven dan het maken ervan had gekost. De tweede is dat het meegroeit met iets wat je hoopt: meer mensen. Neem je drie mensen aan, dan stijgt je softwarerekening, terwijl het systeem geen letter méér voor je doet.

Dat tweede punt is in de praktijk het punt waarop bedrijven gaan rekenen. Zolang het CRM iets is voor drie verkopers, valt het mee. Zodra de binnendienst, de planners en de monteurs ook moeten meekijken, ga je opeens twintig licenties betalen voor veertien mensen die alleen iets opzoeken. In veel bedrijven wordt dat opgelost door die mensen géén licentie te geven, en dan is de administratie weer half.

Drie scenario's, vijf jaar, dezelfde functies

Hieronder staat dezelfde opstelling drie keer: een basis-CRM met offertes, facturen, een verkooppijplijn en het overzetten van je bestaande gegevens. Alleen het aantal mensen verschilt. Aan de huurkant reken ik met een bandbreedte van dertig tot zestig euro per gebruiker per maand, wat de gangbare prijzen zijn voor een licht en een compleet pakket. Alle bedragen zijn exclusief btw en over zestig maanden.

Wat opvalt is niet dat laten maken goedkoper uitpakt, maar dat de twee kolommen zich tegengesteld gedragen. De huurkolom verdubbelt als je het aantal mensen verdubbelt. De maakkolom beweegt nauwelijks, omdat het aantal gebruikers alleen een eenmalige toeslag is en het maandbedrag vast staat. Bij vijf mensen liggen ze nog in dezelfde orde van grootte; bij twintig mensen zit er een factor tussen.

Waar het kantelpunt ligt

Onder de vijf gebruikers wint huren vaak, en dat is geen concessie maar gewoon rekenwerk. Een bedrijf met drie mensen dat een licht pakket gebruikt, betaalt over vijf jaar minder dan de € 2.500 waarmee een eigen systeem begint. Komt daar geen bijzondere werkwijze bij kijken, dan is er ook geen reden om iets te laten maken. Wij zeggen dat liever nu dan na een offertetraject.

Het kantelt op twee momenten. Het eerste is het aantal mensen dat moet meekijken: ergens tussen de vijf en de acht licenties gaat de huurkolom de maakkolom voorbij, en daarna loopt het verschil alleen maar op. Het tweede moment heeft niets met geld te maken maar met passendheid: zodra je naast je pakket spreadsheets bijhoudt voor dingen die er niet in kunnen, betaal je voor twee systemen en werk je in geen van beide goed.

Wat mensen vergeten mee te rekenen

Aan beide kanten zitten kosten die niet op de offerte staan. Bij huren zijn dat de inrichting, de koppelingen die via een tussentool lopen en per maand kosten, de opleiding bij een grote versiewijziging en de prijsverhoging die elk jaar terugkomt. Reken bij een pakket op een paar procent per jaar erbij; over vijf jaar is dat geen detail meer.

Bij laten maken is de grootste verborgen kostenpost je eigen tijd in de eerste weken: vertellen hoe het werk loopt, meekijken in tussenversies en beslissen over dubbele klanten in de proefimport. Reken op een uur of tien, verspreid over een paar weken. Dat is geen factuur, maar het is wel tijd die je kwijt bent, en een traject waarin niemand aan jouw kant tijd heeft, loopt uit.

• Bij huren: inrichting, koppeltools per maand, jaarlijkse prijsverhoging, opleiding bij grote wijzigingen.
• Bij laten maken: ongeveer tien uur van jezelf in de eerste weken, verspreid over vier of vijf momenten.
• Bij allebei: het overzetten van je bestaande gegevens, dat je maar één keer goed hoeft te doen.
• Bij allebei: de tijd die je mensen nodig hebben om aan iets nieuws te wennen, ongeacht wat je kiest.

Hoe het bij ons is opgebouwd

De basis kost € 2.500, eenmalig en exclusief 21% btw. Daarin zitten klanten en contactpersonen, notities, taken, een tijdlijn per klant, zoeken door alles heen, gebruikers met eigen rechten en een dashboard. Daarbovenop kies je modules met elk een eigen bandbreedte, en de omvang van je team telt eenmalig mee in drie treden. Daarna is het € 49 per maand of € 588 per jaar, voor hosting, back-ups, updates en support.

De opstelling uit de tabel hierboven komt voor een bedrijf met vijf mensen op tussen € 5.050 en € 7.050 eenmalig, met een doorlooptijd van 6 tot 7 weken. Die bandbreedte is geen slag om de arm die blijft staan: hij verdwijnt zodra we hebben doorgenomen hoe jouw offerte eruitziet en welke velden erop moeten. Daarna staat er één bedrag in het voorstel.

De vraag die je echt moet stellen

Niet: wat kost het. Maar: hoe lang ga ik dit gebruiken en met hoeveel mensen. Ben je met drie man en verwacht je dat zo te blijven, huur dan iets en wees er blij mee. Zit je op tien mensen, groei je door, en houd je naast je pakket lijstjes bij die er eigenlijk in hadden moeten staan, dan is het sommetje al gekanteld en merk je het alleen nog niet omdat de rekening in stukjes van vijftig euro binnenkomt.