Een uitzendbureau heeft twee klantenbestanden die niets van elkaar weten. Aan de ene kant de kandidaten: wie is er beschikbaar, wat kan iemand, waar wil hij werken en wanneer is hij voor het laatst gebeld. Aan de andere kant de opdrachtgevers: welke aanvragen lopen er, welk tarief is afgesproken en wie staat er nu bij ze op de werkvloer.
De waarde van een bureau zit precies in de verbinding tussen die twee, en dat is nou juist wat in twee losse lijsten niet bestaat. Een aanvraag komt binnen en iemand gaat in zijn hoofd zoeken wie hier zou passen, of in een map met cv's, of in de WhatsApp-geschiedenis. De kandidaat die vorige maand nog vroeg om werk, staat daar niet tussen, want daar was geen lijst voor.
Wij maken één systeem waarin kandidaat, opdrachtgever en plaatsing aan elkaar hangen. Je ziet per kandidaat waar hij is geplaatst, tot wanneer en tegen welk tarief; per opdrachtgever wie er loopt en welke aanvragen er open staan. De urenbriefjes komen digitaal binnen in plaats van als foto, en uit die uren komt zowel de factuur als de uitbetaling.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Bij een nieuwe aanvraag begint het zoeken opnieuw, in mappen met cv's en in het geheugen van de intercedent. De kandidaat die drie weken geleden zelf belde, komt niet naar boven, want die staat in een ander bestand.
Een appje met een schuine foto van een papieren briefje, dat iemand op kantoor overtypt. Elke week hetzelfde werk, met elke week een paar fouten die pas bij de factuur of het loonstrookje opvallen.
Plaatsingen hebben een einddatum en die einddatum is het moment waarop je moet bellen. Zolang hij in een privé-agenda staat, belt er niemand en loopt een plaatsing stil af die verlengd had kunnen worden.
Identiteitsbewijzen, certificaten en verklaringen hebben een houdbaarheidsdatum. Zonder systeem merk je het verlopen ervan op het slechtste moment: bij een controle of als iemand niet aan het werk mag.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee uitzendbureaus meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, maken we niet — en betaal je ook niet.
Twee soorten kaarten die aan elkaar gekoppeld zijn via de plaatsing. Vanaf de aanvraag zie je welke kandidaten passen; vanaf de kandidaat zie je waar hij heeft gewerkt.
Vaardigheden, certificaten, beschikbaarheid, reisafstand en ervaring als velden waar je op filtert, niet als losse tekst in een cv. Een aanvraag beantwoorden wordt zoeken in plaats van herinneren.
Elke plaatsing heeft een begin, een eind en een tarief. Loopt er een af, dan staat dat ruim van tevoren op je lijst, met de opdrachtgever en de kandidaat erbij.
De kandidaat vult zijn uren in op zijn telefoon, de opdrachtgever keurt ze goed met één druk, en daarna is er niets meer over te typen.
Uit de goedgekeurde uren komt de factuur naar de opdrachtgever tegen het afgesproken tarief, en tegelijk het overzicht voor de uitbetaling. Eén bron, twee bedragen, geen verschil.
Legitimatie, certificaten en verklaringen met een einddatum die zichzelf meldt voordat hij verloopt. Je weet vooraf wie er niet meer aan het werk mag.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor het uitzendbureau
tussen € 7.500 en € 11.200
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Sales-pipeline | Elke aanvraag als kaart in een bord, van eerste contact tot gewonnen, met verwachte waarde en volgende stap. | tussen € 500 en € 900 | 1 week |
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Dit project is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Het staat daarom als voorbeeldproject gemarkeerd.
voorbeeld, najaar 2026
VoorbeeldprojectSamengesteld voorbeeld: zeven advocaten, dossiers, termijnen en een portaal
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Ja, via het portaal (tussen € 1.500 en € 2.500). De kandidaat vult zijn uren per dag in op zijn telefoon, de contactpersoon bij de opdrachtgever krijgt ze ter goedkeuring en keurt goed of stuurt terug. Wat goedgekeurd is, staat vast en gaat rechtstreeks naar de facturatie. Er komt geen foto van een papieren briefje meer aan te pas.
Ja, en dat is het hele punt van een eigen systeem in dit vak. Je bepaalt zelf welke kenmerken je wilt vastleggen: vakgebied, certificaten, rijbewijs, talen, beschikbaarheid per dagdeel en reisafstand. Bij een aanvraag filter je daarop en zie je binnen een minuut wie er in aanmerking komt, inclusief mensen die je zelf niet meer op het netvlies had.
Ja. Bij elk document leg je een geldigheidsdatum vast en het systeem waarschuwt ruim voordat die verstrijkt, bij de intercedent en desgewenst bij de kandidaat zelf. Dat voorkomt het meest vervelende scenario in dit vak: iemand die op maandag niet aan het werk mag omdat een verklaring vrijdag is verlopen.
Nee, en dat moet je ook niet willen. Loonaangifte, cao-toepassing en verloning zijn specialistisch werk waar goede pakketten voor bestaan. Wat wij maken, levert de goedgekeurde uren aan in het formaat dat jouw verloningspartij nodig heeft, zodat niemand ze nog overtypt. De facturatie naar de opdrachtgever doen we wel, want die komt uit dezelfde uren.
De basis is € 2.500 eenmalig en exclusief btw, en staat in 3 tot 4 weken. Met het aanvragenbord tussen € 500 en € 900, planning tussen € 1.250 en € 2.000, een portaal en facturen erbij kom je tussen de zeven- en twaalfduizend euro uit. Daarna is het € 49 per maand; kandidaten die alleen uren invullen, tellen niet als gebruiker mee.
06 — Verder lezen
Dossiers, termijnen en uren op één plek, met een portaal waar de cliënt zelf kijkt.
Van pitch tot retainer tot maandfactuur, zonder vier losse tools.
Contracten, tickets en terugkerende facturen in één systeem, zonder prijs per stoel.
Klantbeheer en contacthistorie
Elke mail, elk gesprek en elke afspraak bij de juiste klant, zonder overtypen.
Omzet, openstaande offertes, werkdruk en marge in één scherm dat jij zelf instelt.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche en de aanbevolen modules staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848