Klantbeheer met een tijdlijn die alles onthoudt
De duurste vraag in een klein bedrijf is: wat hadden we hier ook alweer mee afgesproken. Het antwoord bestaat meestal wel, maar het staat in de mailbox van iemand anders, in een telefoonnotitie die nooit is uitgewerkt of in het hoofd van de collega die vorige week op vakantie is gegaan.
Klantbeheer lost dat niet op door meer velden in te voeren. Het lost het op door één plek te hebben waar alles vanzelf terechtkomt: de klantkaart. Wie belde, wanneer, waarover, welke mail er is gestuurd, welke offerte eruit kwam en wat de afspraak was. Niet omdat iemand het netjes bijhoudt, maar omdat het systeem meekijkt terwijl je je gewone werk doet.
Dit zit in het basis-CRM en is dus de eerste stap voor elk bedrijf dat we helpen. Alles wat er daarna bij komt, van offertes tot planning tot facturen, hangt aan diezelfde kaart. Dat is het verschil tussen een CRM en een adressenlijst met extra kolommen.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Als twee van deze situaties bekend voorkomen, is dit het onderdeel waar de meeste tijd in te winnen valt.
- Je zoekt regelmatig in je mailbox naar wat er met een klant is afgesproken, en je vindt drie mails die elkaar tegenspreken.
- Er is één iemand die alle klanten kent, en als die vrij is, staat het bellen met bestaande klanten stil.
- Je hebt contactpersonen in je telefoon, in een Excel-bestand en in je boekhouding staan, met drie verschillende telefoonnummers.
- Een klant belt over iets van vorig jaar en je hebt twee minuten nodig om te bedenken wie hij is, terwijl hij aan de lijn is.
02 — Wat je krijgt
Wat er in klantbeheer en contacthistorie zit
Dit is de standaardopstelling. Wat jouw werk extra nodig heeft, maken we erbij; wat je niet gebruikt, maken we niet.
Eén kaart per klant
Bedrijfsgegevens, contactpersonen met hun rol, adressen, afspraken over tarieven en alles wat jij per klant wilt vastleggen, in jouw eigen velden en jouw eigen woorden.
Een tijdlijn die vanzelf vult
Mails, gesprekken, notities, offertes, facturen en afspraken op volgorde onder elkaar. Wie de klant overneemt, scrolt en weet het.
Mail bij de juiste klant
Je blijft mailen zoals je gewend bent, maar wat je stuurt en ontvangt komt op de kaart van de klant te staan. Niemand hoeft iets door te sturen naar een systeem.
Gesprekken die niet verdampen
Een inkomend gesprek opent de klantkaart, en de notitie die je tijdens het bellen maakt, blijft staan waar de volgende collega hem vindt.
Zoeken door alles, in één balk
Op een halve bedrijfsnaam, een achternaam, een adres, een kenmerk of een woord uit een oude notitie. Alles wat je ooit hebt vastgelegd, is terug te vinden.
Rechten per rol
Je bepaalt wie welke klanten ziet en wie tarieven en marges mag inzien. Een monteur of een stagiair ziet wat hij nodig heeft en verder niets.
03 — Hoe het werkt
Zo loopt het in de praktijk
Van het moment dat er iets binnenkomt tot het moment dat het klaar is, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
- 01
Je bestaande gegevens komen mee
Klanten en contacten uit Excel, je boekhouding of je oude pakket, met dubbelen samengevoegd. Eerst een proefimport die jij nakijkt, dan de echte.
- 02
Mail en telefoon worden aangesloten
Je mailbox en, als je wilt, je telefooncentrale worden gekoppeld, zodat contact bij de juiste klant belandt zonder dat iemand iets doorstuurt.
- 03
De kaart krijgt jouw velden
We richten de klantkaart in met de gegevens die jij per klant bijhoudt, in jouw termen. Wat je niet gebruikt, staat er ook niet op.
- 04
Alles wat je later toevoegt, hangt eraan
Offertes, werkbonnen, facturen en abonnementen komen op dezelfde tijdlijn terecht. De klantkaart groeit mee zonder dat er een tweede systeem bij komt.
04 — Wat het kost
De modules die hieronder zitten
Deze functie leunt op de modules hieronder. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor klantbeheer en contacthistorie
tussen € 3.450 en € 4.600
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 4 tot 5 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 2 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Klantcontact | |||
| E-mail en telefonie | Mail en gesprekken automatisch bij de juiste klant, zodat iedereen ziet wat er is afgesproken.
| tussen € 600 en € 1.200 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Overzetten van je gegevens | Je klanten, contacten en historie uit Excel, HubSpot, Pipedrive of je oude systeem netjes overgezet.
| tussen € 350 en € 900 | geen |
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over klantbeheer en contacthistorie
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Zit klantbeheer in het basispakket of is het een module?
Het zit in het basis-CRM van € 2.500, samen met taken, de tijdlijn, zoeken, rechten en het dashboard. De koppeling met je mailbox en je telefonie is wel een module: e-mail en telefonie kost tussen € 600 en € 1.200. Het overzetten van je bestaande klanten kost tussen € 350 en € 900.
Komt onze mail er dan in te staan?
Alleen de mail met je klanten, en alleen voor wie het mag zien. De koppeling kijkt naar de afzender en de ontvanger en hangt het bericht aan de juiste klantkaart. Persoonlijke mail blijft persoonlijk, en je kunt per gebruiker instellen of zijn mailbox meedoet. Wie liever selectief werkt, stuurt alleen door wat op de kaart hoort.
Kunnen we onze eigen velden en labels gebruiken?
Ja, en dat is precies de reden om het te laten maken in plaats van te huren. Noem je ze cliënten, leden, opdrachtgevers of relaties, dan heet het zo in het systeem. Velden die jij per klant bijhoudt voegen we toe, en velden waar je niets mee doet, laten we weg. Een leeg veld dat niemand invult, is het begin van een systeem dat niemand vertrouwt.
Wat gebeurt er met dubbele klanten bij het overzetten?
Die pakken we aan tijdens de proefimport, en daar hebben we jou bij nodig. Het systeem zet mogelijke dubbelen naast elkaar op basis van naam, adres en e-mailadres, en jij wijst aan welke de goede is. De historie van allebei blijft bewaard onder de klant die overblijft, zodat je niets kwijtraakt.
Kunnen we zien wie een klant het laatst heeft gesproken?
Ja, dat is een van de eerste dingen die je op de kaart ziet: wie, wanneer en waarover. Je kunt er ook een lijst van maken van klanten die je een tijd niet hebt gesproken, wat voor bedrijven met vaste klanten vaak de nuttigste lijst in het hele systeem blijkt.
06 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
Dossiers, termijnen en uren op één plek, met een portaal waar de cliënt zelf kijkt.
Van pitch tot retainer tot maandfactuur, zonder vier losse tools.
Contracten, tickets en terugkerende facturen in één systeem, zonder prijs per stoel.
Kandidaat, opdrachtgever en plaatsing op één kaart, met de uren erbij.
Functies die hier vaak bij horen
Omzet, openstaande offertes, werkdruk en marge in één scherm dat jij zelf instelt.
Offertes die zichzelf opvolgen
Versturen, zien wanneer hij geopend is en vanzelf herinneren als hij blijft liggen.
Volgende stap
Reken uit wat klantbeheer en contacthistorie bij jou kost
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. De modules van deze functie staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848