Offertes die zichzelf opvolgen
De meeste offertes gaan niet verloren aan de prijs. Ze gaan verloren aan stilte. De klant opent hem op een drukke dag, denkt er later nog eens over, en hoort daarna niets meer omdat jij niet weet dat hij nog twijfelt. Twee weken later is het bij iemand anders geregeld, en niemand heeft ooit nee gezegd.
Nabellen lost dat op, maar nabellen is het eerste wat sneuvelt zodra het druk wordt, en juist als het druk is heb je de meeste offertes uitstaan. Bovendien kun je niet nabellen wat je niet kunt zien: zolang je verzonden offertes in de verzonden items van een mailbox staan, is er geen lijst van wat er open staat.
Wij maken de offerte een onderdeel van de klantkaart, met een eigen status en een eigen ritme. Je ziet wanneer hij is geopend, de klant tekent digitaal in plaats van te moeten printen, en als het stil blijft, gaat er vanzelf een vriendelijke herinnering uit op het moment dat jij hebt bepaald.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Als twee van deze situaties bekend voorkomen, is dit het onderdeel waar de meeste tijd in te winnen valt.
- Je maakt offertes door het bestand van vorige week aan te passen, en er blijft af en toe een oude prijs of een verkeerde naam in staan.
- Je weet niet welke offertes er open staan, omdat het overzicht in de verzonden items van je mailbox zit.
- Je bedoelt elke week te gaan nabellen en komt er elke week niet aan toe, precies in de weken dat er het meest uitstaat.
- Je hoort van een klant dat hij je offerte nooit heeft gezien, en je kunt niet controleren of dat klopt.
02 — Wat je krijgt
Wat er in offertes die zichzelf opvolgen zit
Dit is de standaardopstelling. Wat jouw werk extra nodig heeft, maken we erbij; wat je niet gebruikt, maken we niet.
Offertes vanaf de klantkaart
Je begint bij de klant, niet bij een leeg document. Gegevens, contactpersoon en eerdere offertes staan er al; jij vult alleen het werk in.
Regels uit je eigen prijslijst
Vaste posten, staffels en uurtarieven die je zelf beheert, aangevuld met vrije regels voor wat afwijkt. Het rekenen doet het systeem.
Zien wanneer hij is geopend
De offerte gaat als link de deur uit, en je ziet wanneer hij is bekeken en hoe vaak. Dat is het verschil tussen bellen op gevoel en bellen op het juiste moment.
Digitaal akkoord
De klant accepteert in zijn browser, op zijn telefoon, met een handtekening. Geen printen, geen scannen, geen mail met een foto van een krabbel erop.
Herinneringen die vanzelf gaan
Blijft het stil, dan gaat er na het aantal dagen dat jij bepaalt een vriendelijk bericht uit, of komt de offerte terug als taak. Jij kiest welke van de twee.
Een lijst van wat er open staat
Alle uitstaande offertes met hun waarde, hun leeftijd en hun status in één scherm. Je ziet in tien seconden wie je vandaag zou moeten bellen.
03 — Hoe het werkt
Zo loopt het in de praktijk
Van het moment dat er iets binnenkomt tot het moment dat het klaar is, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
- 01
Je sjabloon en je prijslijst komen erin
Je huisstijl, je indeling en je voorwaarden worden het sjabloon; je vaste posten en tarieven de prijslijst. Beide beheer je daarna zelf.
- 02
Je stelt het opvolgritme in
Na hoeveel dagen een herinnering, hoeveel herinneringen en wat er in staat. Per soort offerte anders, als dat bij jouw werk past.
- 03
De klant opent en tekent
Elke stap is zichtbaar op de klantkaart: verzonden, geopend, geaccepteerd of afgewezen, met de reden erbij als de klant die geeft.
- 04
Akkoord wordt werk
Een getekende offerte wordt een klus in de planning of een factuur, zonder dat iemand de regels overtypt naar een ander scherm.
04 — Wat het kost
De modules die hieronder zitten
Deze functie leunt op de modules hieronder. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor offertes die zichzelf opvolgen
tussen € 4.050 en € 5.550
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 5 tot 6 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 2 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Offertes | Offertes maken vanuit de klantkaart, versturen als pdf en zien wanneer ze geopend en geaccepteerd zijn.
| tussen € 750 en € 1.250 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen.
| tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over offertes die zichzelf opvolgen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Voor een gewone opdracht tussen bedrijven is een akkoord per e-mail of via een ondertekende offerte in beginsel voldoende; het gaat erom dat je kunt aantonen wie wat wanneer heeft geaccepteerd. Dat leggen wij vast met tijdstip, e-mailadres, IP-adres en de exacte versie van de offerte. Voor zwaardere overeenkomsten kun je beter je jurist raadplegen.
Kan ik verschillende sjablonen gebruiken?
Ja. Veel bedrijven hebben een korte offerte voor kleine klussen en een uitgebreide voor projecten, soms met andere voorwaarden of een ander tarief. Je kiest bij het maken welk sjabloon je gebruikt, en we maken er zoveel als je er nodig hebt.
Hoe vaak stuurt het systeem een herinnering?
Dat bepaal jij, en de standaard die we adviseren is er twee: één na vijf werkdagen en één na twee weken, allebei kort en vriendelijk. Daarna stopt het automatisch en komt de offerte als taak bij jou terug, want een derde automatische mail leest niemand meer als een herinnering.
Kan de klant de offerte nog aanpassen of erop reageren?
De klant kan reageren met een vraag of een opmerking, en die komt op de klantkaart terecht in plaats van in een losse mail. Wijzigen doe jij; dat wordt een nieuwe versie, met de oude versie ernaast. Zo is achteraf altijd duidelijk welke versie is geaccepteerd.
Wat kost deze functie?
De module offertes kost tussen € 750 en € 1.250 bovenop het basis-CRM van € 2.500, en automatisering tussen € 800 en € 1.800 als je de opvolging vanzelf wilt laten gaan. Alles eenmalig en exclusief btw, met € 49 per maand voor hosting, back-ups, updates en support. De vaste prijs volgt na één gesprek.
Kan ik later facturen toevoegen?
Ja, en veel bedrijven doen het in die volgorde. Begin met offertes, omdat daar de snelste winst zit, en voeg facturen toe zodra dat ritme staat. Later uitbreiden kost hetzelfde als meteen meenemen; alleen de doorlooptijd verschuift.
06 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
CRM voor zonnepanelen-installateurs
Aanvragen, schouwen, montage en nazorg in één lijn, zonder losse spreadsheets.
Elk dak met zijn foto's, offertes en onderhoudsbeurten op één kaart.
Offertes, ploegplanning en onderhoudsschema's die elkaar niet tegenspreken.
Elke aanvraag, elk draaiboek en elke leverancier bij het juiste evenement.
Functies die hier vaak bij horen
Klantbeheer en contacthistorie
Elke mail, elk gesprek en elke afspraak bij de juiste klant, zonder overtypen.
Uren, materiaal en handtekening op locatie, en dezelfde avond op de factuur.
Volgende stap
Reken uit wat offertes die zichzelf opvolgen bij jou kost
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. De modules van deze functie staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848