Zelf een CRM bouwen in Airtable of Notion, of laten maken?
Zelf een CRM in elkaar klikken is de beste manier om erachter te komen wat je eigenlijk nodig hebt. Je begint met een tabel klanten, je voegt een tabel offertes toe, je maakt er een weergave bij voor wat er deze week open staat, en binnen een paar avonden heb je iets dat beter past dan elk pakket dat je hebt bekeken. Dat is geen toeval: jij kent je bedrijf en een pakketbouwer niet.
Voor een bedrijf met twee of drie mensen is dat vaak gewoon genoeg, en dan is dit de goedkoopste en slimste route. Wij raden mensen regelmatig aan om dit eerst te doen in plaats van meteen iets te laten maken, omdat een half jaar zelf klikken meer over je proces oplevert dan tien gesprekken met ons.
Het loopt vast op drie punten, en die zijn bij vrijwel iedereen hetzelfde: rechten, koppelingen en de persoon die het heeft gebouwd. Hieronder staat wat die drie in de praktijk betekenen, wat het na een jaar kost en op welk moment het verstandig wordt om wat je hebt gebouwd te laten vervangen door iets dat er wel tegen kan.
01 — De korte versie
Het antwoord in één alinea
Zelf een CRM in elkaar klikken in Airtable, Notion of een vergelijkbare tool is de snelste manier om te ontdekken wat je eigenlijk nodig hebt, en voor een bedrijf met twee of drie mensen is het vaak genoeg. Het kost je ruwweg € 10 tot € 45 per gebruiker per maand plus de avonden van degene die het bouwt. Het loopt vast op drie punten: rechten (iedereen ziet alles), koppelingen (elke automatisering is een losse tool erbij) en de persoon die het gebouwd heeft (als die weggaat, snapt niemand het meer). Herken je dat, dan is wat je gebouwd hebt het beste ontwerp dat je aan ons kunt geven: wij maken er vanaf € 2.500 een systeem van dat wél rechten, koppelingen en een eigenaar heeft.
02 — Punt voor punt
Maatwerk naast zelf bouwen met Airtable of Notion
Per criterium wat een systeem op maat doet en wat zelf bouwen met Airtable of Notion doet. De mint-markering staat bij de kant die dat punt wint; staat er nergens een markering, dan is het gelijkspel.
| Criterium | CRM op maat | zelf bouwen met Airtable of Notion |
|---|---|---|
| Kosten in het eerste jaar | Eenmalig tussen € 4.550 en € 6.150 plus € 49 per maand, dus het eerste jaar is het duurst. | Een paar tientjes per maand aan abonnementen. Verreweg de goedkoopste manier om te beginnen.voordeel |
| Kosten over drie jaar, tien gebruikers | Over drie jaar tussen € 6.314 en € 7.914, waarna alleen het maandbedrag doorloopt.voordeel | Circa € 5.000 tot € 18.000 aan abonnementen en koppeltools, plus de eigen uren die niemand telt. |
| Uitproberen wat je nodig hebt | We tekenen het vooraf en je klikt door de schermen, maar wijzigen kost altijd overleg. | Onverslaanbaar. Een idee is in een half uur uitgeprobeerd en weer weggegooid als het niet werkt.voordeel |
| Rechten per rol | Per rol en per veld: een monteur ziet geen marges, een stagiair geen tarieven. Onderdeel van de basis.voordeel | Beperkt tot grove rechten per tabel of per weergave. In de praktijk ziet iedereen vrijwel alles. |
| Koppelen met je boekhouding | Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart, gemaakt en onderhouden onder hetzelfde contract.voordeel | Via een koppeltool die per maand kost, af en toe stilvalt en van niemand in het bedrijf is. |
| Wie het begrijpt | De opzet staat in documentatie en de code is van jou. Een andere ontwikkelaar kan het overnemen.voordeel | Meestal één collega. Gaat die weg, dan durft niemand er nog iets in te veranderen. |
| Meegroeien met meer gegevens | Tienduizenden klanten en jaren historie zijn geen probleem; daar is de database op gemaakt.voordeel | Boven een paar duizend rijen worden weergaven traag en lopen de limieten van de tool in de weg. |
| Werken op locatie, zonder bereik | Een app die doorwerkt zonder verbinding, met foto's en een handtekening op de werkbon.voordeel | Vrijwel altijd een browser met verbinding nodig. Offline invullen is geen optie. |
| Wat er gebeurt als de leverancier iets wijzigt | Er verandert niets zonder dat jij het vraagt; updates gaan over de onderliggende techniek.voordeel | Prijzen, limieten en functies kunnen veranderen, en je opzet moet zich daaraan aanpassen. |
| Snelheid van starten | 3 tot 4 weken voordat de basis er staat en je er echt in werkt. | Vanmiddag een tabel en morgen in gebruik, zonder dat je iemand hoeft te spreken.voordeel |
03 — Wanneer wat
Welke kant moet jij op?
Twee lijstjes. Herken je jezelf links vaker dan rechts, kies dan het pakket — dan zou een eigen systeem geld kosten dat het niet terugverdient.
Kies zelf bouwen met Airtable of Notion als…
- Je bent met twee of drie mensen en iedereen mag alles zien; rechten zijn simpelweg geen vraag.
- Je weet nog niet precies hoe je proces eruit hoort te zien en wilt dat al doende ontdekken.
- Je hebt iemand die het leuk vindt om te klikken en daar ook echt tijd voor heeft.
- Je hoeft niet te koppelen met je boekhouding en niets hoeft op locatie zonder bereik te werken.
Kies maatwerk als…
- Er moeten mensen in die niet alles mogen zien: monteurs, stagiairs, freelancers of klanten.
- Je hebt drie of meer koppeltools draaien om dingen automatisch te laten gebeuren.
- Degene die het heeft gebouwd is de enige die het snapt, en dat begint ongemakkelijk te worden.
- Je werkt op locatie en hebt werkbonnen, foto's of handtekeningen nodig, ook zonder bereik.
04 — De rekensom
Wat zelf bouwen met Airtable of Notion kost
Prijzen van pakketten veranderen; deze staan op het peil van 2026 en zijn bedoeld als orde van grootte, niet als offerte.
Airtable kost ruwweg € 20 tot € 45 per gebruiker per maand, afhankelijk van de trede; Notion zit eerder rond de € 10 tot € 20. Daar komt bij dat vrijwel iedereen die er serieus mee werkt, koppeltools gebruikt om dingen automatisch te laten gebeuren, en die kosten samen al snel € 30 tot € 100 per maand. Voor tien gebruikers kom je over drie jaar op circa € 5.000 tot € 18.000, exclusief de eigen uren die erin gaan zitten en die niemand bijhoudt. Een eigen systeem met offertes, facturen en het overzetten van je gegevens komt op tussen € 4.550 en € 6.150 eenmalig en € 49 per maand, dus tussen € 6.314 en € 7.914 over dezelfde drie jaar. Alle bedragen zijn exclusief btw en indicatief naar prijspeil 2026; kijk op de site van de leverancier voor het actuele tarief.
Waar het op neerkomt
Zelf bouwen is geen verkeerde keuze en meestal zelfs de verstandige eerste stap. Begin klein, ontdek wat je nodig hebt en gooi weg wat niet werkt; dat kost je een paar avonden en levert meer op dan een offertetraject. Het wordt pas een probleem als je bedrijf om het systeem heen gaat draaien terwijl het systeem daar niet op is gemaakt: als er mensen in moeten die niet alles mogen zien, als er koppeltools bij komen die niemand beheert, of als één collega de enige is die het snapt. Kom dan bij ons, en neem vooral mee wat je hebt gebouwd. Dat is geen verspilde moeite maar het beste ontwerp dat je ons kunt geven.
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over zelf bouwen met Airtable of Notion en maatwerk
Twijfel je nog? Bel gerust. We hebben er niets aan om je iets te laten maken dat je niet nodig hebt.
Kunnen jullie overnemen wat we in Airtable hebben gebouwd?
Ja, en we vragen er ook expliciet om. Wat je zelf hebt gemaakt, vertelt ons precies welke velden je echt gebruikt, welke stappen je proces heeft en welke uitzonderingen er zijn. Dat is beter dan elke eisenlijst. De gegevens exporteren we en zetten we over, inclusief de historie, zodat je bij de overstap niets kwijtraakt.
We hebben er veel tijd in gestoken. Is dat weggegooid geld?
Nee, en dat menen we. Die tijd heeft je een werkend ontwerp opgeleverd en, belangrijker, de kennis van wat niet werkt. Bedrijven die eerst zelf iets hebben gebouwd, weten in het eerste gesprek veel scherper wat ze willen dan bedrijven die van een leeg vel beginnen. Dat scheelt in de doorlooptijd en dus in de prijs.
Kunnen we niet gewoon iemand inhuren om onze Airtable-opzet te verbeteren?
Dat kan en soms is dat de goedkoopste oplossing, zeker als het knelpunt in de opzet zelf zit. Het helpt alleen niet tegen de grenzen van de tool: rechten per veld, offline werken, echte koppelingen en snelheid bij grote aantallen. Zit je knelpunt daar, dan koop je met een externe expert uitstel in plaats van een oplossing.
Wat is het omslagpunt in aantal mensen?
Er is geen hard getal, maar in de praktijk zien we het schuiven rond de vijf tot acht mensen, en eerder als daar mensen bij zijn die niet alles mogen zien. Het aantal koppeltools is een betere graadmeter dan het aantal mensen: bij drie of meer ben je feitelijk een systeem aan het onderhouden zonder dat iemand daar verantwoordelijk voor is.
Kost een eigen systeem niet veel meer per maand?
Meestal minder. Bij ons is het € 49 per maand met hosting, back-ups, updates, support binnen één werkdag en kleine wijzigingen inbegrepen. Een no-code-opzet met tien gebruikers en een paar koppeltools zit daar vrijwel altijd boven. Het verschil zit in het begin: bij ons betaal je één keer een groter bedrag en daarna weinig.
06 — Andere vergelijkingen
Teamleader is compleet en Nederlandstalig, maar rekent per gebruiker en per module. Wat kost het over drie jaar, en wanneer is een eigen CRM slimmer?
Zoho CRM is goedkoop en uitgebreid, maar vraagt veel inrichting en Engelstalige support. Kosten over drie jaar en wanneer een eigen CRM beter is.
Volgende stap
Reken uit wat een eigen systeem bij jou kost
Je ziet de indicatie meteen op het scherm. Blijkt uit het gesprek dat zelf bouwen met Airtable of Notion beter past, dan zeggen we dat gewoon.
Liever even bellen? 085 060 7848