Op een advocatenkantoor is de duurste fout een gemiste termijn, en de op een na duurste is een uur dat niemand heeft geschreven. Allebei komen ze zelden voort uit onzorgvuldigheid. Ze komen voort uit een administratie die uit losse onderdelen bestaat: drie agenda's, een dossierkast, een urenlijst die op vrijdag wordt ingehaald en een mailbox waarin de afspraken staan.
Kantoren van vijf tot vijftien mensen zitten daarmee klem tussen twee opties. De grote dossiersystemen zijn gemaakt voor kantoren met een eigen ICT-afdeling en rekenen daar ook naar; de kleine pakketten doen uren en facturen, maar kennen geen termijnen, geen conflictcheck en geen dossierstructuur die bij jullie praktijk past.
Wij maken een systeem rond het dossier zoals jouw kantoor het gebruikt. Elke termijn heeft een eigenaar en een herinnering, de conflictcheck draait voordat er iets is toegezegd, uren schrijf je op het moment zelf vanaf je telefoon, en de declaratie rolt uit die uren naar je boekhouding. De cliënt ziet in een portaal waar zijn zaak staat, zodat hij daar niet meer voor hoeft te bellen.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Een fatale termijn die in de agenda van de behandelend advocaat staat, in die van het secretariaat en op een lijstje, is een termijn die van drie mensen tegelijk is en dus van niemand. Bij ziekte of vakantie wordt dat zichtbaar.
Op vrijdagmiddag terugdenken wat je dinsdag hebt gedaan levert altijd minder uren op dan er zijn gewerkt. Dat is geen schatting die je kunt bijstellen; het is omzet die er structureel af gaat.
Voordat je een zaak aanneemt, moet je weten of je ooit voor de tegenpartij hebt opgetreden. Zolang die informatie in mailboxen en een dossierkast zit, is de check een gevoelskwestie in plaats van een controle.
Elke vraag is begrijpelijk en elk antwoord kost tien minuten van iemand die op dat moment iets anders deed. Bij elkaar is dat uren per week aan werk dat niet declarabel is en niemand gelukkig maakt.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee advocatenkantoren meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, maken we niet — en betaal je ook niet.
Cliënt, wederpartij, betrokkenen, stukken, correspondentie en afspraken op één kaart, in de dossierindeling die jullie praktijk gebruikt. Wie het dossier overneemt, leest zich in één scherm in.
Elke termijn staat op het dossier, heeft één verantwoordelijke en meldt zich vooraf, niet op de dag zelf. Vakantie of ziekte verandert de eigenaar, niet de zichtbaarheid.
Bij een nieuw dossier zoekt het systeem op naam en tegenpartij door alles wat er is, voordat er iets wordt toegezegd. Een treffer toont het dossier waar hij vandaan komt.
Vanaf je telefoon of direct vanuit het dossier, met een teller die meeloopt tijdens een gesprek. Wat je op het moment zelf schrijft, is vollediger dan wat je vrijdag terugzoekt.
Per dossier, per periode of per afspraak, met de specificatie die jullie gewend zijn, en van daar door naar je boekhouding. De betaalstatus komt terug op het dossier.
De cliënt logt in en ziet de stand van zijn zaak, zijn stukken en zijn declaraties, en levert zelf stukken aan. Dat scheelt telefoontjes en het scheelt mail met bijlagen die niet mogen zwerven.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor het advocatenkantoor
tussen € 6.850 en € 10.500
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| E-mail en telefonie | Mail en gesprekken automatisch bij de juiste klant, zodat iedereen ziet wat er is afgesproken. | tussen € 600 en € 1.200 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn. | tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Dit project is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Het staat daarom als voorbeeldproject gemarkeerd.
voorbeeld, najaar 2026
VoorbeeldprojectSamengesteld voorbeeld: zeven advocaten, dossiers, termijnen en een portaal
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Dat bepaal je zelf en het hangt af van wat je nu hebt. Kantoren die op mappen en Excel werken, laten het hele dossierbeheer hierin onderbrengen. Kantoren met een bestaand systeem dat prima werkt, gebruiken dit voor de cliëntkant, de termijnen en het portaal. Bij het eerste gesprek kijken we welke van de twee jullie situatie is, voordat er iets is bedacht.
Het systeem draait op een server in Nederland die alleen voor jouw kantoor draait; je gegevens staan niet in een omgeving die je met anderen deelt. Je bepaalt per rol en per dossier wie wat ziet, zodat een secretaresse niet automatisch in elk dossier kan. Inloggen gaat met een tweede stap naast het wachtwoord en elke inzage is terug te zien.
Ja, en ook per activiteit als je dat wilt specificeren op de declaratie. Je legt je eigen tarieven vast, per advocaat, per dossiersoort of per afspraak met de cliënt, inclusief afwijkende en verlaagde tarieven. Op de declaratie verschijnt de specificatie zoals jullie hem gewend zijn.
Ja. Met de module facturen en boekhouding (tussen € 950 en € 1.500) gaat de declaratie naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart en komt de betaalstatus terug op het dossier. Je boekhouder blijft werken in het pakket dat hij kent en niemand typt een bedrag twee keer in.
Dat is het klantportaal (tussen € 1.500 en € 2.500). De cliënt logt in met een link, ziet de stand van zijn zaak, zijn stukken en zijn declaraties, en kan documenten aanleveren zonder ze per mail te sturen. Je bepaalt per dossier wat zichtbaar is; interne aantekeningen blijven intern.
De basis is € 2.500 eenmalig en exclusief btw. Met het portaal, facturen, e-mailkoppeling en rapportages erbij kom je voor een kantoor van deze omvang tussen de zeven- en twaalfduizend euro uit, plus de toeslag voor zes tot vijftien gebruikers. Daarna is het € 49 per maand, ook als het kantoor groeit.
06 — Verder lezen
Van pitch tot retainer tot maandfactuur, zonder vier losse tools.
Contracten, tickets en terugkerende facturen in één systeem, zonder prijs per stoel.
Kandidaat, opdrachtgever en plaatsing op één kaart, met de uren erbij.
Klantbeheer en contacthistorie
Elke mail, elk gesprek en elke afspraak bij de juiste klant, zonder overtypen.
Omzet, openstaande offertes, werkdruk en marge in één scherm dat jij zelf instelt.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche en de aanbevolen modules staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848