CRM laten maken of Simplicate: wat past bij jouw bureau?
Simplicate is gemaakt voor één type bedrijf en dat is meteen zijn grootste kracht: bureaus die uren verkopen. Adviesbureaus, marketingbureaus, ingenieurs, architecten. De lijn van offerte naar project naar uren naar factuur is goed doordacht, de urenregistratie is licht genoeg dat mensen hem echt gebruiken, en de koppelingen met Nederlandse boekhoudpakketten werken.
Als jouw bureau precies zo werkt, is Simplicate een verstandige keuze en heb je geen maatwerk nodig. Dat zeggen we liever nu dan na drie gesprekken. Het wringt pas op het moment dat je iets anders doet dan uren verkopen: abonnementen met eigen regels, leden, werkbonnen op locatie, een portaal waar klanten meer moeten kunnen dan hun facturen zien.
Op deze pagina zetten we de twee naast elkaar, met de punten waarop Simplicate wint er expliciet bij. Wij maken maatwerk, dus we zijn niet neutraal; daarom staan de bedragen en de criteria er zo concreet mogelijk bij.
01 — De korte versie
Het antwoord in één alinea
Simplicate is gemaakt voor bureaus die uren schrijven: adviseurs, marketingbureaus, ingenieurs. De lijn van offerte naar project naar uren naar factuur is er goed doordacht, en als jouw bureau precies zo werkt, is het een verstandige keuze. Je betaalt per gebruiker en per module, wat bij een volledig ingericht bureau al snel op € 40 tot € 60 per persoon per maand uitkomt. Het wringt zodra je iets anders doet dan uren verkopen: abonnementen, leden, werkbonnen, een portaal met eigen regels. Dan betaal je voor een model dat niet het jouwe is, en is een eigen systeem vanaf € 2.500 plus € 49 per maand de betere route.
02 — Punt voor punt
Maatwerk naast Simplicate
Per criterium wat een systeem op maat doet en wat Simplicate doet. De mint-markering staat bij de kant die dat punt wint; staat er nergens een markering, dan is het gelijkspel.
| Criterium | CRM op maat | Simplicate |
|---|---|---|
| Kosten over drie jaar, tien gebruikers | Eenmalig tussen € 6.450 en € 8.900 plus € 49 per maand: over drie jaar tussen € 8.214 en € 10.664.voordeel | Bij tien gebruikers en een volledige inrichting circa € 14.000 tot € 22.000 over drie jaar. Prijspeil 2026. |
| Uren schrijven en projectbewaking | Maken we zoals jullie het willen, maar we beginnen bij nul en jullie proces is de enige blauwdruk. | Dit is waar Simplicate vandaan komt: urenregistratie, budgetbewaking en nacalculatie zijn er volwassen en doordacht.voordeel |
| Tijd tot je ermee werkt | 3 tot 4 weken voor de basis, met modules erbij zes tot negen weken. | Een account binnen een dag, met een inrichtingstraject van enkele weken.voordeel |
| Kosten van een extra gebruiker | Geen. Gebruikers zitten in de eenmalige prijs, in drie treden; het maandbedrag blijft gelijk.voordeel | Per gebruiker per maand, en je betaalt ook voor mensen die alleen uren schrijven of meekijken. |
| Abonnementen en retainers met eigen regels | Contractvormen, urenpotjes, plafonds en meerwerkregels maken we precies zoals jullie ze hebben afgesproken.voordeel | Terugkerende facturatie zit erin, maar retainers met eigen regels en signalen vragen omwegen. |
| Werk buiten het uurtje-factuurtje | Leden, inschrijvingen, werkbonnen, contracten of dossiers zitten in hetzelfde systeem als de rest.voordeel | Valt buiten het model. Daarvoor komt er een tweede pakket bij, met een koppeling die iemand onderhoudt. |
| Koppelingen met boekhouding en tooling | We maken de koppelingen die jij nodig hebt, waaronder Moneybird, e-Boekhouden, Exact en Snelstart. | Kant-en-klare koppelingen met de gangbare Nederlandse pakketten en met veel tooling die bureaus gebruiken.voordeel |
| Het klantportaal | Wat de klant ziet en kan, bepaal jij: stukken, uren, rapportages, aanleveren, accorderen.voordeel | Een portaal met een vaste opzet; wat erbuiten valt, kun je niet zelf toevoegen. |
| Eigenaarschap van je gegevens | Eigen server in Nederland, alles exporteerbaar, en de broncode gaat mee als je stopt.voordeel | Exporteren kan, maar de omgeving blijft van de leverancier en stopt zodra je stopt met betalen. |
| Kennis en ervaring in jouw vak | We kennen bureaus, maar we brengen geen kant-en-klare inrichting mee die bij tienduizend anderen draait. | Jarenlange ervaring met bureaus, met standaarden en benchmarks die uit die hele klantengroep komen.voordeel |
03 — Wanneer wat
Welke kant moet jij op?
Twee lijstjes. Herken je jezelf links vaker dan rechts, kies dan het pakket — dan zou een eigen systeem geld kosten dat het niet terugverdient.
Kies Simplicate als…
- Je bureau verkoopt vrijwel uitsluitend uren, en de lijn offerte, project, uren, factuur dekt je werk.
- Je hebt tot een man of acht die het systeem gebruiken, en dat blijft de komende jaren zo.
- Je hecht aan een leverancier met veel ervaring in bureauland en een kant-en-klare inrichting.
- Je wilt binnen enkele weken draaien zonder dat er iets speciaal voor jullie gemaakt hoeft te worden.
Kies maatwerk als…
- Naast uren verkoop je ook abonnementen, retainers of licenties met regels die per klant verschillen.
- Je houdt naast Simplicate een of twee spreadsheets bij voor dingen die er niet in passen.
- Er moeten meer dan tien mensen in, waarvan een deel alleen uren schrijft of meekijkt.
- Je wilt een klantportaal dat meer doet dan facturen tonen, met jouw eigen stappen erin.
04 — De rekensom
Wat Simplicate kost
Prijzen van pakketten veranderen; deze staan op het peil van 2026 en zijn bedoeld als orde van grootte, niet als offerte.
Simplicate rekent per gebruiker per maand en per module, zodat de prijs oploopt naarmate je meer onderdelen aanzet. Een volledig ingericht bureau met CRM, projecten, uren, facturatie en het portaal komt ruwweg op € 40 tot € 60 per gebruiker per maand uit, bij jaarbetaling. Voor tien gebruikers betekent dat over drie jaar circa € 14.000 tot € 22.000, waarbij de teller na dat derde jaar gewoon doorloopt. Daarnaast is er meestal een eenmalig inrichtingstraject. Een eigen systeem met een pipeline, facturen, rapportages en een klantportaal komt in deze opstelling op tussen € 6.450 en € 8.900 eenmalig en € 49 per maand, dus tussen € 8.214 en € 10.664 over dezelfde drie jaar. Alle bedragen zijn exclusief btw en indicatief naar prijspeil 2026; kijk op de site van de leverancier voor het actuele tarief.
Waar het op neerkomt
Voor een bureau dat uren verkoopt en verder weinig bijzonders doet, is Simplicate waarschijnlijk de betere keuze, en dat is geen beleefdheidsfrase. Hun urenregistratie en projectbewaking zijn doordacht op een manier die je niet in een paar weken namaakt, en de inrichting die zij meebrengen komt uit duizenden bureaus. Laat iets maken op het moment dat je merkt dat je naast Simplicate spreadsheets bijhoudt, of dat je bureau meer verkoopt dan alleen uren. Dat is namelijk niet iets wat met een volgende versie van hun pakket overgaat.
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over Simplicate en maatwerk
Twijfel je nog? Bel gerust. We hebben er niets aan om je iets te laten maken dat je niet nodig hebt.
Wij gebruiken Simplicate alleen voor uren. Is dat genoeg reden om te wisselen?
Nee, en daar zijn we duidelijk in. Gebruik je alleen de urenregistratie en werkt die goed, dan zou een eigen systeem duurder uitvallen zonder dat je er beter van wordt. Wisselen is pas interessant als je meerdere systemen naast elkaar hebt, of als er mensen buiten het systeem werken omdat een licentie te duur is.
Kunnen jullie urenregistratie net zo goed maken?
Voor jullie specifieke manier van werken wel, en waarschijnlijk met minder velden. Wat we niet meebrengen is de ervaring van duizenden bureaus die in hun standaard verwerkt zit: de benchmarks, de rapportagevormen, de keuzes die zij al eens fout hebben gedaan. Als je die standaard juist zoekt, ben je bij hen beter af dan bij ons.
Kunnen we onze gegevens uit Simplicate meenemen?
Ja. Organisaties, personen, projecten, uren en facturen zijn te exporteren, en die zetten we over met de module overzetten van je gegevens. Historische uren nemen we mee zodat je rapportages over meerdere jaren blijven werken. Simplicate blijft tijdens het maken gewoon draaien; opzeggen doe je pas als het nieuwe systeem staat.
Wat kost een eigen systeem voor een bureau van tien mensen?
Een gangbare opstelling met een pipeline, facturen, rapportages en een klantportaal komt op tussen € 6.450 en € 8.900 eenmalig en exclusief btw, plus de toeslag voor zes tot vijftien gebruikers die daar al in zit. Daarna is het € 49 per maand, ongeacht of je met tien of met twintig mensen werkt. De vaste prijs volgt na één gesprek.
Hoe zit het met de overgang voor onze mensen?
Dat is bij bureaus meestal het echte risico, niet de techniek. Mensen die jarenlang op één manier uren hebben geschreven, moeten dat opnieuw leren, en als de nieuwe manier omslachtiger is, schrijven ze minder. Daarom maken we het urenscherm als eerste en laten we het een paar mensen twee weken gebruiken voordat de rest overgaat.
06 — Andere vergelijkingen
Teamleader is compleet en Nederlandstalig, maar rekent per gebruiker en per module. Wat kost het over drie jaar, en wanneer is een eigen CRM slimmer?
Zoho CRM is goedkoop en uitgebreid, maar vraagt veel inrichting en Engelstalige support. Kosten over drie jaar en wanneer een eigen CRM beter is.
Volgende stap
Reken uit wat een eigen systeem bij jou kost
Je ziet de indicatie meteen op het scherm. Blijkt uit het gesprek dat Simplicate beter past, dan zeggen we dat gewoon.
Liever even bellen? 085 060 7848