Een opleider verkoopt plekken in een groep, en dat maakt de administratie lastiger dan die van een bedrijf dat uren of producten verkoopt. Een plek kan vol zijn, een groep kan te klein zijn om door te gaan, een deelnemer kan door zijn werkgever worden ingeschreven en zelf betalen, of andersom, en de hele planning hangt aan trainers die ook nog ergens anders lesgeven.
In veel trainingsbureaus wordt dat opgelost met een gedeelde agenda, een spreadsheet per jaar en een mailbox waar de inschrijvingen in belanden. Dat werkt, tot een groep vol raakt terwijl er nog wordt ingeschreven, of tot iemand vraagt hoeveel deelnemers er vorig jaar op die ene training zaten en niemand het antwoord kan geven zonder een middag te zoeken.
Wij maken een systeem rond de groep: welke opleiding, welke data, welke trainer, hoeveel plekken en wie erop staat. Inschrijven kan vanaf je eigen site en komt meteen op de juiste groep terecht, de factuur gaat naar de juiste partij, en de certificaten met hun geldigheidsduur melden zichzelf voordat ze verlopen. Dat laatste is voor de meeste opleiders de beste bron van herhaalomzet die ze hebben.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Via het formulier op de site, per mail en per telefoon, en alle drie worden ze met de hand in dezelfde spreadsheet gezet. Dubbele inschrijvingen en een groep die stiekem overvol is, zijn dan een kwestie van tijd.
De bezetting per groep zit in het hoofd van degene die de agenda beheert. Is die er niet, dan durft niemand een plek toe te zeggen, en een deelnemer die moet wachten op antwoord schrijft zich ergens anders in.
Veel certificaten zijn drie of vijf jaar geldig en daarna is een herhaling verplicht. Dat is voorspelbare omzet die je alleen binnenhaalt als iemand op tijd belt, en daar is zelden een lijst voor.
De cursist schrijft zich in, de werkgever betaalt, en de factuur moet naar een derde adres met een inkoopnummer erop. In een systeem dat alleen deelnemers kent, wordt dat elke keer handwerk.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee opleiders meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, maken we niet — en betaal je ook niet.
Per groep de opleiding, de data, de locatie, de trainer en het aantal plekken. Iedereen ziet in één scherm wat er nog vrij is en of een groep doorgaat.
Het formulier op je site schrijft rechtstreeks in op de juiste groep, met een bevestiging die vanzelf de deur uit gaat. Niemand typt nog een inschrijving over.
De cursist staat op de groep, de factuur gaat naar de werkgever met inkoopnummer en de bevestiging naar allebei. Dat is een instelling, geen uitzondering die je elke keer met de hand regelt.
Per trainer welke opleidingen hij geeft en wanneer hij kan. Bij het plannen van een nieuwe groep zie je meteen wie er vrij is, in plaats van een rondje te bellen.
Per deelnemer het behaalde certificaat met zijn geldigheidsduur. Loopt die af, dan staat de herhaling ruim van tevoren op je belijst, met de oude groep erbij.
Cursisten loggen in en vinden hun inschrijving, hun lesmateriaal, hun factuur en hun certificaat terug, zonder dat iemand op kantoor een oude mail moet opzoeken.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor de opleider
tussen € 7.600 en € 11.500
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| E-mail en telefonie | Mail en gesprekken automatisch bij de juiste klant, zodat iedereen ziet wat er is afgesproken. | tussen € 600 en € 1.200 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Dit project is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Het staat daarom als voorbeeldproject gemarkeerd.
voorbeeld, najaar 2026
VoorbeeldprojectSamengesteld voorbeeld: zeven advocaten, dossiers, termijnen en een portaal
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Ja, en dat is meestal het eerste dat we aansluiten. Het formulier op je site schrijft rechtstreeks in op de juiste groep, controleert of er nog plek is, stuurt de bevestiging en zet de factuur klaar. Wat nu drie handelingen op kantoor zijn, wordt één handeling van de deelnemer zelf.
Ja. De werkgever schrijft in namens zijn mensen, elke deelnemer krijgt een eigen plek op de groep en een eigen certificaat, en de factuur gaat als één factuur naar de werkgever met alle namen erop. Ook een inkoopnummer of kostenplaats leggen we vast als jullie klanten daarom vragen.
Ja, en voor de meeste opleiders is dat het onderdeel dat zichzelf terugverdient. Per certificaat leg je de geldigheidsduur vast; het systeem zet de herhaling op je lijst ruim voordat hij verloopt en kan de deelnemer automatisch een bericht sturen. Dat regelen we met de module automatisering (tussen € 800 en € 1.800).
Ja. Een incompany-training is in het systeem een groep met één opdrachtgever, een eigen locatie en een eigen prijsafspraak. De deelnemers staan er net zo op als bij een open inschrijving, dus certificaten en herhalingen werken hetzelfde. Op de klantkaart van de opdrachtgever zie je alle trainingen die je voor ze hebt gedaan.
De basis is € 2.500 eenmalig en exclusief btw, en staat in 3 tot 4 weken. Een deelnemersportaal kost tussen € 1.500 en € 2.500, planning tussen € 1.250 en € 2.000 en facturen tussen € 950 en € 1.500; samen kom je meestal tussen de zes- en tienduizend euro uit. Daarna is het € 49 per maand, en cursisten die alleen in het portaal kijken tellen niet als gebruiker.
06 — Verder lezen
Leden, abonnementen en incasso's op één plek, zonder prijs per lid.
Per complex de eigenaren, meldingen, contracten en besluiten op één plek.
Elke aanvraag, elk draaiboek en elke leverancier bij het juiste evenement.
Ledenadministratie en inschrijvingen
Leden, cursisten of eigenaren: inschrijven, betalen en zelf hun gegevens bijwerken.
Abonnementen en terugkerende facturen
Per maand, kwartaal of jaar: de factuur gaat vanzelf en de betaalstatus komt terug.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche en de aanbevolen modules staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848