Een evenement is een project dat één keer plaatsvindt en daarna nooit meer. Dat maakt het vak leuk en de administratie ondankbaar: alles wat je vastlegt, is over drie maanden nergens meer voor nodig, behalve als dezelfde klant volgend jaar terugkomt met dezelfde vraag. Dan is precies dat dossier goud waard, en dan blijkt het verspreid over een mailbox, een gedeelde map en het hoofd van de projectleider.
Daar komt bij dat een evenement drie of vier keer van vorm verandert voordat het doorgaat. De eerste offerte is voor tweehonderd man met een buffet, de tweede voor honderdvijftig met een walking dinner, en de derde is de echte. Wie de laatste versie heeft, is degene die hem het laatst heeft gemaild, en dat is een riskante manier om afspraken te bewaren.
Wij maken een systeem waarin het evenement de kaart is. De aanvraag, elke offerteversie, de bevestigde opzet, de leveranciers met hun eigen afspraken, het draaiboek en de facturen hangen eraan. Na afloop staat de nacalculatie er meteen, en komt de klant volgend jaar terug, dan open je het evenement van vorig jaar in plaats van opnieuw te beginnen.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Een aanvraag wordt drie keer aangepast en elke versie is een bestand in een bijlage. Wie op de dag zelf iets moet nakijken, zoekt in een mailbox naar welke versie de afgesproken versie was.
Cateraar, licht, geluid, meubilair en beveiliging hebben elk een eigen offerte, een eigen aankomsttijd en een eigen contactpersoon. Dat zit in losse bestanden, dus het draaiboek wordt met de hand samengesteld.
Pas als alle inkoopfacturen binnen zijn, weet je wat het evenement heeft opgeleverd. Tegen die tijd is de offerte voor het volgende evenement al uit, gebaseerd op dezelfde aannames die de vorige keer misschien niet klopten.
Hetzelfde personeelsfeest, dezelfde locatie, grotendeels dezelfde leveranciers, en toch begint het bij een leeg document. De kennis van vorig jaar zit bij de collega die er toen bij was.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee evenementenbureaus meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, maken we niet — en betaal je ook niet.
Datum, locatie, aantallen, opdrachtgever, contactpersonen en alles wat eraan hangt op één plek. Wie het overneemt, ziet in één scherm wat er is afgesproken.
Elke versie blijft staan, met wat er veranderd is en wanneer. De getekende versie is gemarkeerd, zodat er op de dag zelf geen twijfel is over de afspraak.
Per evenement welke leveranciers meedoen, tegen welke prijs, met welke aankomsttijd en welke contactpersoon. Hun bevestigingen hangen aan dezelfde kaart.
De tijdlijn van de dag komt voort uit wat er is afgesproken met de leveranciers en de klant. Verandert een aankomsttijd, dan verandert het draaiboek mee.
Ingekochte posten en gewerkte uren staan naast het begrote bedrag terwijl het evenement nog loopt. Je ziet dat de marge wegloopt op het moment dat er nog iets aan te doen is.
Een terugkerend evenement kopieer je met leveranciers, posten en draaiboek erbij. De offerte voor volgend jaar kost een uur in plaats van een dag.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor het evenementenbureau
tussen € 7.450 en € 10.650
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Offertes | Offertes maken vanuit de klantkaart, versturen als pdf en zien wanneer ze geopend en geaccepteerd zijn. | tussen € 750 en € 1.250 | 1 week |
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Sales-pipeline | Elke aanvraag als kaart in een bord, van eerste contact tot gewonnen, met verwachte waarde en volgende stap. | tussen € 500 en € 900 | 1 week |
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
04 — Hoe dat eruitziet
Dit project is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Het staat daarom als voorbeeldproject gemarkeerd.
voorbeeld, zomer 2026
VoorbeeldprojectSamengesteld voorbeeld: veertien mensen, van aanvraag tot montage in één lijn
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Ja, en voor jullie vak is dat een van de belangrijkste onderdelen. Elke versie blijft staan met zijn datum, zijn bedragen en wat er ten opzichte van de vorige is veranderd. De versie waar de klant op heeft getekend is gemarkeerd, dus op de dag zelf is er geen discussie over welke afspraak gold.
Ja. Elke leverancier heeft een eigen kaart met contactpersonen en tarieven, en per evenement leg je vast wat er is afgesproken: wat ze leveren, voor welk bedrag, wanneer ze er zijn en wie er die dag bereikbaar is. Uit die afspraken komt het draaiboek, zodat je het niet apart hoeft samen te stellen.
Ja, en dat is het verschil met nacalculeren achteraf. Zodra je een leverancier bevestigt of uren schrijft, komt dat naast het begrote bedrag te staan. Met rapportages (tussen € 500 en € 1.000) zie je per evenement en per type evenement wat er daadwerkelijk overblijft, zodat je volgende offerte op cijfers is gebaseerd.
Dat kan met het klantportaal (tussen € 1.500 en € 2.500). De opdrachtgever ziet zijn offerte, de bevestigde opzet, het programma en zijn facturen, en kan aanleveren wat er van zijn kant nodig is: een deelnemerslijst, een logo, een aangepast tijdschema. Je bepaalt zelf wat zichtbaar is; je inkoopprijzen blijven intern.
De basis is € 2.500 eenmalig en exclusief btw. Met het aanvragenbord tussen € 500 en € 900, offertes tussen € 750 en € 1.250, planning en facturen erbij kom je tussen de zes- en elfduizend euro uit, plus de toeslag voor zes tot vijftien gebruikers. Daarna is het € 49 per maand, ook als je in het hoogseizoen freelancers toevoegt.
06 — Verder lezen
Van inschrijving tot certificaat, met de groep, de trainer en de factuur erbij.
Leden, abonnementen en incasso's op één plek, zonder prijs per lid.
Per complex de eigenaren, meldingen, contracten en besluiten op één plek.
Offertes die zichzelf opvolgen
Versturen, zien wanneer hij geopend is en vanzelf herinneren als hij blijft liggen.
Ledenadministratie en inschrijvingen
Leden, cursisten of eigenaren: inschrijven, betalen en zelf hun gegevens bijwerken.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche en de aanbevolen modules staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848