VvE-beheer is werk waarin elke vraag met een gebouw begint en met een persoon eindigt. Een eigenaar belt over lekkage in de berging, en om hem te helpen moet je weten welk complex, welk bouwdeel, welk onderhoudscontract daarop zit, wat er vorig jaar over is besloten en of de aannemer al is geweest. Dat zijn vijf bronnen, en in de meeste beheerkantoren zijn dat ook letterlijk vijf plekken.
Het zwaarste deel is niet het werk zelf maar het bijhouden of het is opgepakt. Een melding komt binnen per mail, gaat door naar een aannemer, en verdwijnt daarna uit beeld tot de eigenaar opnieuw belt. Ondertussen lopen onderhoudscontracten per complex af zonder dat iemand het ziet, en kost elke vergadering opnieuw het verzamelen van stukken die al bestaan.
Wij maken een systeem rond het complex. Per complex staan de eigenaren met hun appartementsrechten, de contracten met hun looptijd, de meldingen met hun status en eigenaar, de besluiten uit de vergaderingen en de stukken die erbij horen. De eigenaar meldt zelf en volgt zelf, en dat scheelt precies de telefoontjes waar niemand iets aan heeft.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Per mail binnen, doorgestuurd naar een aannemer, en daarna weet niemand of hij is opgepakt. De eigenaar belt na twee weken opnieuw en krijgt iemand aan de lijn die de mail niet heeft gezien.
Lift, dak, cv, hydrofoor en brandmeldinstallatie hebben elk een eigen contract met een eigen looptijd, per complex. Zolang dat in losse mappen zit, ontdek je een verlopen contract op het moment dat er iets stukgaat.
Notulen, het meerjarenonderhoudsplan, de jaarrekening, de splitsingsakte. Elke keer zoekt iemand op kantoor hetzelfde document op en mailt het door. Dat is werk dat niets toevoegt en niet gedeclareerd wordt.
Wat er twee jaar geleden is besloten over de kozijnen, staat in notulen in een map van dat jaar. Bij een discussie zoekt de beheerder het op, en tot die tijd praat iedereen op basis van herinneringen.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee VvE-beheerders meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, maken we niet — en betaal je ook niet.
Adressen, bouwdelen, eigenaren met hun appartementsrechten, contracten, meldingen, besluiten en stukken. Het complex is de ingang, niet de persoon die toevallig belt.
Elke melding krijgt een nummer, een verantwoordelijke en een status, van binnengekomen tot afgehandeld. Wie belt, krijgt antwoord zonder dat iemand een mailbox hoeft te doorzoeken.
Per complex de onderhoudscontracten met hun looptijd, hun leverancier en hun opzegtermijn. Het systeem waarschuwt ruim voordat een termijn verstrijkt.
Wat er op welke vergadering is besloten, vastgelegd als losse besluiten in plaats van als tekst in een pdf. Zoeken op onderwerp levert het besluit én de notulen op.
Eigenaren melden zelf, volgen hun eigen melding en vinden notulen, het onderhoudsplan en hun eigen gegevens terug, zonder te bellen.
Per complex en per beheerder hoeveel meldingen er open staan en hoe lang al. Dat maakt de werkverdeling een gesprek over cijfers in plaats van over gevoel.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in je voorstel.
Indicatie voor de VvE-beheerder
tussen € 7.150 en € 11.000
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| E-mail en telefonie | Mail en gesprekken automatisch bij de juiste klant, zodat iedereen ziet wat er is afgesproken. | tussen € 600 en € 1.200 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn. | tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Dit project is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Het staat daarom als voorbeeldproject gemarkeerd.
voorbeeld, najaar 2026
VoorbeeldprojectSamengesteld voorbeeld: zeven advocaten, dossiers, termijnen en een portaal
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf maakt.
Ja, via het portaal (tussen € 1.500 en € 2.500). De eigenaar logt in, kiest zijn complex, beschrijft de melding en voegt een foto toe. Hij krijgt een nummer en ziet daarna zelf de status: in behandeling, doorgezet naar de aannemer, ingepland, afgehandeld. Dat vervangt het grootste deel van de telefoontjes waar je nu niets aan verdient.
Ja, en dat is voor beheerkantoren meestal de eerste winst. Per complex leg je de contracten vast met leverancier, bedrag, looptijd en opzegtermijn, en het systeem meldt zich ruim voordat een termijn verstrijkt. Je ziet ook over alle complexen heen welke contracten er dit kwartaal aflopen, wat de onderhandeling met een leverancier een stuk sterker maakt.
Nee, en dat moet je niet willen. Een VvE-administratie met reservefondsen, voorschotten en jaarafrekeningen per appartementsrecht is specialistisch werk waarvoor goede pakketten bestaan. Wij maken de beheerkant: complexen, eigenaren, meldingen, contracten, besluiten en het portaal. Waar het kan, koppelen we aan het pakket dat je voor de boekhouding gebruikt.
Ja. Naast het document zelf leg je de besluiten los vast: wat is besloten, op welke vergadering, met welke uitkomst en op welk bouwdeel het slaat. Daardoor vind je twee jaar later het besluit over de kozijnen terug door op kozijnen te zoeken, in plaats van door tien pdf's te openen.
De basis is € 2.500 eenmalig en exclusief btw. Met een eigenarenportaal, de e-mailkoppeling tussen € 600 en € 1.200, automatisering en rapportages erbij kom je tussen de zeven- en elfduizend euro uit. Daarna is het € 49 per maand; de eigenaren die in het portaal kijken tellen niet als gebruiker mee, hoeveel het er ook zijn.
06 — Verder lezen
Van inschrijving tot certificaat, met de groep, de trainer en de factuur erbij.
Leden, abonnementen en incasso's op één plek, zonder prijs per lid.
Elke aanvraag, elk draaiboek en elke leverancier bij het juiste evenement.
Ledenadministratie en inschrijvingen
Leden, cursisten of eigenaren: inschrijven, betalen en zelf hun gegevens bijwerken.
Abonnementen en terugkerende facturen
Per maand, kwartaal of jaar: de factuur gaat vanzelf en de betaalstatus komt terug.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche en de aanbevolen modules staan al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848